% dinbrief.doc % Kompilieren mit latex und deutscher Version von article! % \documentstyle[german,dina4]{article} \begin{document} {\huge\bf Briefe mit \LaTeX\ -- der dinbrief.sty} \section{Kurzinformation} Der \verb/dinbrief.sty/ dient zur Formatierung vordruckloser Briefe im A4-Format und in beliebiger Sprache. Es gelten die im \LaTeX -Manual von Lamport beschriebenen Regeln und Befehle, sofern sie durch das Folgende nicht ber"uhrt werden. \vspace{2\baselineskip} \begin{tabbing} AAAAAAAAAAAAAAAAA\=\kill Aufruf\>\verb/\documentstyle[...]{dinbrief}/\\[2\parskip] {\bf documentstyle options}\\[1\parskip] \verb/norm/ \>f"ur strenge Befolgung der Normvorschriften;\\ \>anstelle von \verb/11pt/ oder \verb/12pt/ zu ben"utzen\\[1\parskip] \verb/german/ \>f"ur deutsches Datum (voreingestellt ist engl.\ Datum)\\ \>(\verb/german.sty/ wird geladen) \\[2\parskip] {\bf Befehle}\\[1\parskip] \verb/\makelabels/\>macht Empf"angeradre"s-Etiketten (in Pr"aambel);\\ \>eine \verb/\Retouradresse/ wird "uber die Empf"angeradresse \\ \>gesetzt; Ausgabe von Absenderadre"s-Etiketten bei \\ \>zus"atzlichem Aufruf von \verb/\Retourlabel/\\[1\parskip] \verb/\pagestyle{ }/ \>\verb/plain/ und \verb/empty/, aber nicht \verb/headings/ (in Pr"aambel) \\[1\parskip] \verb/\spare{/$n$\verb/}/ \>f"ur Mehrfachgebrauch eines Etikettenblattes -- r"uckt um\\\>$n$ Positionen vorw"arts (in Pr"aambel) \\[1\parskip] \verb/\begin{letter}{ }/\>enth"alt die Anschrift des Empf"angers; \\ \>Leerzeilen sind durch \verb/\par/ oder eine Leerzeile in der \\\>Textdatei zu erzeugen\\[1\parskip] \verb/\Retouradresse{ }/\>{\em einzeilige} Absenderadresse f"ur Adre"setikett und Fensterbrief\\[1\parskip] \verb/\Retourlabel/\>erzeugt Absenderadre"s-Etiketten (bei vorangehendem\\ \>\verb/\makelabels/-Aufruf), \\ \>die Ausgabe einer \verb/\Retouradresse/ wird unterdr"uckt \\[1\parskip] \verb/\Fenster/\>bei Verwendung von Fensterbriefh"ullen; \\ \>setzt die \verb/\Retouradresse/ "uber die Empf"angeradresse und \\\>produziert die linken Faltmarken; keine Etiketten \\[1\parskip] \verb/\Postvermerk{ }/\>f"ur postalische Vermerke wie Einschreiben, Drucksache, \ldots \\[2\parskip] \verb/\Absender{ }/,\>Adresse des Absenders -- tritt an die Stelle von \verb/\address/ \\ \verb/\Absender{I::II}/\>im \verb/letter.sty/.\\ \>Der durch \verb/::/ abgetrennte Teil II erscheint zwar im Brief-\\ \>kopf, aber nicht im Absenderetikett (s.\ \verb/\Retourlabel/).\\ \>\verb/::/ ersetzt nicht den Zeilenumbruch \\[1\parskip] \verb/\Datum{ }/\>zur freien Gestaltung der Datumsangabe\\[1\parskip] \verb/\Betreff{ }/\>f"ur ein- oder mehrzeilige Betreffangabe\\[1\parskip] \verb/\today/\>englisches Datum\\[1\parskip] \verb/\heute/\>deutsches Datum\\[1\parskip] \verb/\opening{/{\it Anrede}\verb/}/\>dient nicht nur zur Eingabe der Anrede, sondern veranla"st \\\>das System, den oberen Teil des Briefes auszugeben;\\ \>Briefe ohne Anrede sind mit \verb/\opening{}/ zu realisieren \end{tabbing} Die Befehle von \verb/\Retouradresse/ bis \verb/\Betreff/ haben {\em globale} Bedeutung, wenn sie in der Pr"aambel erscheinen. Stehen sie in einer \verb/letter/-Umgebung (aber vor \verb/\opening/!), gelten sie nur f"ur diesen Brief -- entsprechende globale Vereinbarungen sind dann aufgehoben. \begin{tabbing} AAAAAAAAAAAAAAAAA\=\kill \verb/\Einrueckung{ }/\>f"ur einger"uckten Text; dieser darf Abs"atze enthalten\\[1\parskip] \verb/\anlagenrechts/\>Anlagen- und Verteilervermerke beginnen {\em rechts} neben der \\\>Gru"sformel; n"utzlich bei Platzmangel, Aufruf vor \verb/\closing/\\[1\parskip] \verb/\Anlagen{ }/\>ersetzt \verb/\encl/ im \verb/letter.sty/; erzeugt selbst keinen Text, \\\>Aufruf vor \verb/\closing/\\[1\parskip] \verb/\Verteiler{ }/\>ersetzt \verb/\cc/; sonst wie \verb/\Anlagen/ \end{tabbing} Folgende Optionen und Befehle des \verb/letter.sty/ sind bei Verwendung des \verb/dinbrief.sty/ unzul"assig \begin{center} \verb/headings/, \quad \verb/\cc/, \quad \verb/\encl/, \quad \verb/\name/, \quad \verb/\address/, \quad \verb/\location/, \quad\verb/\telephone/ \end{center} Zum korrekten Abfassen des Briefes, insbesondere der Adressenangaben, wird das Studium der Norm DIN 5008 empfohlen. \newpage \section{Bemerkungen zum dinbrief.sty} Der von Lamport entwi"ckelte \verb/letter.sty/ orientiert sich an den amerikanischen Gepflogenheiten (Papierformat, Anordnung der Textteile) und gebraucht die englische Sprache (Monatsnamen, encl:, cc:). Der \verb/dinbrief.sty/ wurde aus jenem unter Beachtung der Normen DIN 5008, 676, 2107 und 2142 entwi"ckelt. Da die \TeX -Fonts und die von \TeX\ ben"utzten Grundlinienabst"ande nicht mit denen der Schreibmaschine korrespondieren, konnte keine voll befriedigende L"osung gefunden werden. Um normgerechte {\em Gesch"aftsbriefe}\footnote{Zeilenabstand 1 ($\approx 4,23$\,mm), Leerr"aume sind {\em ganzzahlige} Vielfache davon} schreiben zu k"onnen, wurde neben den von \LaTeX\ angebotenen size-Optionen noch eine sog.\ \verb/norm/-Option eingef"uhrt. Der Benutzer hat die Wahl unter \begin{center} \begin{tabular}{l|l|c@{ bzw.\ }c|c} Option&\multicolumn{1}{c|}{Vergleich mit Pica-Maschinenschrift} &\multicolumn{2}{c|}{Zeilenabstand} &parskip\\ \hline 10pt&Buchstaben viel zu klein&12pt&$\approx 1$&0.7em\\ 11pt&Kleinbuchstaben zu klein&13,6pt&$\approx 1,13$&0.7em\\ 12pt&Gro"sbuchstaben zu gro"s&15pt&$\approx 1,25$&0.7em\\ norm&Buchstaben wie 11pt-Option&1/6in&1&1 baselineskip \end{tabular} \end{center} Auch wenn nicht die \verb/norm/-Option gew"ahlt wird, gehorchen die Briefe den Anordnungsregeln von DIN 5008 f"ur die Gestaltung von Gesch"aftsbriefen. So beginnt die Absenderanschrift auf "`Zeile 5"', der Betreff auf "`Zeile 24"', und der Postvermerk in der Anschrift steht auf "`Zeile 13"', was die Verwendung von Fensterbriefh"ullen gestattet. Im allgemeinen stehen f"ur die Empf"angeradresse 7 Zeilen zur Verf"ugung (wie von der Norm vorgesehen) -- bei der Gr"o"senoption \verb/12pt/ darf die Adresse h"ochstens 6zeilig sein, was jedoch meist ausreicht (s.\ Musteranschriften im Normblatt). Um die Datumsangabe frei gestalten zu k"onnen, wurde der Befehl \verb/\Datum/ eingerichtet. Er erlaubt Vor- und R"uckdatieren, Monatsangaben in beliebiger Sprache oder in Ziffern, Aufnahme des Ortes in das Datum (dabei kann auf das automatische Datum zur"uckgegriffen werden -- z.\,B. Stuttgart, den \verb/\heute/). Zum vordrucklosen Brief geh"oren eigentlich weder eine kleingedruckte Absenderadresse noch Faltmarken. Die \verb/\Fenster/-Option f"uhrt Elemente des Vordrucks f"ur Gesch"aftsbriefe (DIN 676, Form B) in die Gestaltung ein. \verb/\Anlagen/ und \verb/\Verteiler/ erzeugen im Gegensatz zu ihren Entsprechungen \verb/\encl/ und \verb/\cc/ im \verb/letter.sty/ {\em selbst} keinen Text. Daf"ur ist man unabh"angig von der Sprache und kann auf einfache Weise die ganze F"ulle der M"oglichkeiten \begin{center} 1 Anlage \quad 5 Anlagen \quad \newlength{\Breite} \settowidth{\Breite}{Reifezeugnis} \parbox[t]{\Breite}{Anlage:\\Reifezeugnis} \quad \settowidth{\Breite}{Diplomzeugnis} \parbox[t]{\Breite}{Anlage:\\Reifezeugnis\\Diplomzeugnis} \quad usw. \end{center} aussch"opfen. Da das Ausdru"cken des Anlagen- und des Verteilervermerks in die closing-Prozedur aufgenommen wurde, sind \verb/\Anlagen/, \verb/\Verteiler/ wie \verb/\anlagenrechts/ {\em vor} \verb/\closing/ zu gebrauchen. \verb/\makelabels/ in der Pr"aambel f"uhrt zur Ausgabe von Etiketten mit der Empf"angeradresse. Ist eine \verb/\Retouradresse/ spezifiziert, wird sie wie bei einem \verb/\Fenster/-Brief "uber die Empf"angeranschrift gesetzt. Dies entspricht jedoch nicht der Normvorschrift und ist oft auch nicht m"oglich, weil die Adresse des Absenders zu lang ist. Deshalb wurde der Befehl \verb/\Retourlabel/ eingerichtet -- er veranla"st das System, auch Etiketten mit der Absenderadresse zu dru"cken. Diese wird dem Argument des \verb/\Absender/-Befehls entnommen. H"aufig stehen im Briefkopf nach unserer Postanschrift auch Angaben (z.\,B.\ Telefonnummer), die nicht auf das Etikett geh"oren. Solche Angaben sind im \verb/\Absender/-Argument von der Postanschrift durch \verb/::/ abzutrennen. Um dem Anwender gestalterische Freiheit zu lassen (\verb/\\/, \verb/\\[]/, \verb/\par/), wurde mit dem Separator kein Zeilenumbruch verbunden.\\ Bsp.: \verb/\Absender{R. Sengerling ...Stuttgart 31\\[2mm]::Tel. 83\,45\,10}/ Bei \verb/\Retourlabel/ unterbleibt die Ausgabe der \verb/\Retouradresse/ auf dem Empf"anger-Etikett. Noch einige Bemerkungen zur {\em Ausgabe} von Adre"setiketten \begin{itemize} \item F"ur Laserdru"cker sind nur wenige Etikettens"atze zul"assig (s.\ Benutzerhandbuch f"ur LaserJet, Anhang D). Das Programm ist abgestimmt auf die \begin{center} $105\times 42$\,mm-Etikettens"atze von ZWECKFORM (No.\ 3477) \end{center} \item Die Einstellung unseres HP-LaserJet series II l"a"st ein ordentliches Bedru"cken der Etiketten in der ersten Zeile nicht zu, weshalb erst in der zweiten begonnen wird. \item Damit nicht {\em jedesmal} ein {\em neues} Etikettenblatt eingelegt werden mu"s, wurde die \verb/\spare/-Option eingef"uhrt. \verb/\spare{/$n$\verb/}/ r"uckt den Druckbeginn um $n$ Positionen vor. Da die Ausgabe der Etiketten im twocolumn-Stil erfolgt, ist spaltenweise von oben nach unten (unter Auslassung der obersten Zeile) zu z"ahlen. Nach Auskunft der Firma HP ist der Gebrauch von ("`akzeptablen"') Etikettens"atzen, denen bereits einige labels entnommen wurden, {\em nicht} verboten (das Manual ist nicht eindeutig formuliert). Die Etikettenbl"atter bleiben jedoch meist im Dru"cker h"angen, wenn die glatte Tr"agerfolie in {\em beiden} Spalten freiliegt. \end{itemize} Gegebenenfalls sind die Parameter \verb/\feinx/ und \verb/\feiny/ im style-file so zu "andern, da"s der Strich unter der Retouradresse im Fensterbrief 2\,cm/5\,cm vom linken/oberen Blattrand entfernt beginnt. \newpage \section{Dokumentation} Der \verb/dinbrief.sty/ wurde aus dem originalen \verb/letter.sty/ (released 21 July 1985) entwi"ckelt. Dabei wurde dessen Grundstruktur erhalten, und "Anderungen wurden so behutsam wie m"oglich durchgef"uhrt. Die Umarbeitung besteht im wesentlichen aus \begin{itemize} \item der Einf"uhrung einer \verb/norm/-size-Option und einer \verb/german/-Option \item der Anpassung an das A4-Papierformat ($297\times 210$\,mm) \item der "Anderung der \verb/\opening/-, \verb/\closing/-, \verb/\startlabels/- und \verb/\endletter/-Prozedur \item Definition neuer Makros, Streichung unn"utz gewordener Definitionen \end{itemize} \subsection{Zu Optionen} \begin{tabbing} germanAAAA\=AA\=\kill \verb/norm/\>Sie entspricht der 11pt-Option, aber \+\\ \>Grundlinienabstand f"ur normalsize-Schrift 1/6\,in statt 13,6\,pt \\ \>Grundlinienabstand f"ur small-Schrift 11\,pt statt 12\,pt \\ \>\verb/\parskip=1\baselineskip/ statt 0.7\,em \-\\[1\parskip] german\>belegt \verb/\date/ mit \verb/\heute/ \end{tabbing} \subsection{Zur Anpassung an das A4-Format} Nach DIN 5008 beginnt eine Textzeile bei Grad\footnote{$1\, \mbox{Grad}=0.1\,\mbox{in}\approx 2,54$\,mm (Pica-Teilung; DIN 5008, 2107)} 10 und endet bei Grad 70; die Seitennummer (z.\,B. -- 3 --) steht auf der 5.\ Zeile, beginnt bei Grad 40 und ist vom Text durch mindestens eine Leerzeile getrennt. Die {\em Feinabstimmung} der Druckereinstellung geschieht im \verb/dinbrief.sty/ durch \verb/\advance/-Befehle auf \verb/\odd/- und \verb/\evensidemargin/ sowie \verb/\topmargin/, so da"s die Linie unter der \verb/\Retouradresse/ im \verb/\Fenster/-Brief korrekt (s.\ unten) plaziert wird. Der Norm wird gen"ugt durch \begin{center} \verb/\oddsidemargin 0pt/, \verb/\evensidemargin 0pt/, \verb/\textwidth 6in/, \\ \verb/\topmargin -2\GZA/, \verb/\headheight 1\GZA/, \verb/\hspace{3cm}/ (in \verb/plain/-Def.) \end{center} wobei GZA den Grundzeilenabstand 1/6\,in $\approx 4,23$\,mm (DIN 2142, 2107) $\approx 12,045$\,pt bezeichnet. Mit \verb/\headsep 2\GZA/ und \verb/\topskip 1\GZA/ beginnt eine normale Seite bei "`Zeile 8"'. Der Text geht bei einer \verb/\textheight/ von 55\,\verb/\GZA/ bis zur Zeile 62. \subsection{Zur opening-Prozedur} Gem"a"s der Norm 5008 steht die Absenderadresse links oben, beginnend auf Zeile 5; rechts davon steht das Datum. F"ur die Anschrift (von Grad 10 bis 40) sind die Zeilen 13 bis 21 reserviert. Der Betreff beginnt auf Zeile 24, das Schreiben folgt mit 2 Leerzeilen Abstand. DIN 676 (Vordruck Form B) schreibt f"ur den Strich, der die \verb/\Retouradresse/ von der Empf"angeradresse trennt, vor: \begin{itemize} \item Abstand vom oberen Blattrand 50\,mm \item Beginn 20\,mm vom linken Rand, L"ange 85\,mm \end{itemize} Die linken Faltmarken haben zum oberen Rand einen Abstand von 105\,mm bzw.\ 210\,mm, die obere Faltmarke hat vom linken Blattrand den Abstand 148\,mm. Um diese Grundpositionen f"ur beliebige Schriftgr"o"sen und Zeilenabst"ande zu gew"ahrleisten, wird der obere Teil des Briefes mit Hilfe des \verb/\picture/-Environments gestaltet. Bezugspunkt ist der Anfang (der Grundlinie) der ersten Textzeile einer Normalseite -- er hat vom linken (oberen) Blattrand den Abstand 25,4\,mm (33,84\,mm). F"ur \verb/[t]/-Parboxen ist der Beginn (der Grundlinie) der ersten Zeile der Punkt, dessen Koordinaten im \verb/\put/-Befehl anzugeben sind. Die Positionierung der Parboxen f"ur Absenderadresse und Datum bzw.\ f"ur die Empf"angeradresse ist offenbar. Da die Zeilenzahl des Betreffs nicht, sein Abstand zur Anrede aber vorgeschrieben sind, kann hier nicht analog verfahren werden. Vielmehr erreicht man den Sprung zur "`Zeile 24"' durch \verb/\par/- und \verb/\vspace/-Befehle (\verb/\par/, \verb/\vspace{-1\parskip}/ und von der gew"ahlten Gr"o"senoption abh"angige \verb/\vspace/-Befehle bewirken eine Zeilenschaltung mit 1\,GZA). Die \verb/\fenst/-Routine setzt den Trennstrich, die \verb/\Retouradresse/ sowie die Faltmarken. Die Absenderadresse wurde zur horizontalen Zentrierung in eine Makebox gepackt; deren H"ohe wurde so gew"ahlt, da"s die vertikale Zentrierung ein ansprechendes Ergebnis liefert. Unsere Dru"ckereinstellung l"a"st die korrekte Ausgabe der oberen Faltmarke nicht zu (sie wird zu tief gesetzt -- vgl.\ die Schwierigkeit bei den Etiketten) -- die Ausgabe wurde deshalb im Style-file mit \verb/%/ unterdr"uckt. Dem Betreff folgt der vorschriftsgem"a"se Leerraum von 2 GZA. Enth"alt der \verb/\opening/-Befehl keine Anrede, wird sofort mit dem Text begonnen. \subsection{Zur closing-Prozedur} Nach DIN 5008 folgt dem Text nach einer Leerzeile linksb"undig die Gru"sformel (bis Grad 45), dann gegenbenenfalls die maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner, der Anlagen- und Verteilervermerk. Nur der Zwischenraum zwischen Anlagen- und Verteilervermerk ist mit einer Leerzeile geregelt. Bei Platzmangel darf der Anlagen- bzw.\ Verteilervermerk auf derselben Zeile wie die Gru"sformel bei Grad 50 beginnen. Um diese M"oglichkeit dem Anwender zu er"offnen, mu"ste das Dru"cken des Anlagen- und des Verteilervermerks in die closing-Prozedur aufgenommen werden. Die Breiten der Gru"sparbox von 3,5\,in bzw.\ der Anlagen/Verteilerparbox von 2\,in (rechtsb"undig) entsprechen gerade diesen Vorschriften. \subsection{Zur startlabels-Prozedur} Die Etikettenbeschriftung sollte nach der Norm der des Anschriftenfeldes im Brief gleichen. Die $105\times42$\,mm-Etiketten von ZWECKFORM k"onnen mit ihrer Breite von 41\,mm gerade normgerecht geschriebene Empf"angeradressen (bis 40\,mm -- DIN 676) aufnehmen. Unabh"angig von der size-Option wird die Empf"angeranschrift wie im norm-Brief geschrieben, wenn keine \verb/\Retouradresse/ auf dem Etikett untergebracht werden mu"s. Im anderen Fall sind die Leerzeilen schmaler. \verb/\odd/- und \verb/\evensidemargin-1.94cm/, \verb/\textwidth19.8cm/ und \verb/\columnsep1.2cm/ plazieren die Etiketten in beiden Spalten gleich. Die Wahl der Seitenkopfparameter l"a"st den Druck in der zweiten Labelzeile beginnen. Die Texth"ohe mu"ste geringf"ugig vergr"o"sert werden, um die Ausgabe von 6 Etiketten pro Kolonne zu erreichen. Zu Beginn jedes Briefes wird der Seitenz"ahler auf 1 gestellt. Deshalb gibt es zu einer Seitennummer oft mehrere Seiten, von denen evtl.\ nur die erste auf dem Dru"cker gesondert ausgegeben werden kann. Damit die Etiketten {\em immer} "`angew"ahlt"' werden k"onnen, beginnen diese auf S. 91 (diese Zahl wird wohl von keinem Brief errreicht). Um in der Empf"angeradresse \verb/\par/ bzw.\ Leerzeilen ben"utzen zu k"onnen, wurde das \verb/\mlabel/-Makro als \verb/\long/-Definition deklariert. Es wurde das \verb/\retourlabel/-Macro aufgenommen. \subsection{Zur endletter-Prozedur} Bei Gebrauch einer Fensterbriefh"ulle sind Etiketten "uberfl"ussig -- \verb/@fileswfalse/ unterbindet ihre Ausgabe auch bei \verb/\makelabels/-Aufruf in der Pr"aambel. Weil die Empf"angeradresse nicht mehr in \verb/\toname/ und \verb/\toaddress/ aufgespalten wird, daf"ur aber der Postvermerk dazukam, wurde die \verb/\write/-Ausgabe auf den \verb/aux/-File ge"andert. Bei \verb/\Retourlabel/ werden ein \verb/\mlabel/-Aufruf mit leerem ersten Argument sowie ein \verb/\retourlabel/-Aufruf mit Teil I der Absenderangabe auf den \verb/aux/-File geschrieben. \subsection{neue Definitionen} \begin{tabbing} AAAAAAAAAAA\= \kill \verb/\Einrueckung/\>Nach der Norm gehen Einr"uckungen von Grad 20 bis Zeilenende\\[1\parskip] \verb/\Datum/\>\verb/\date/ ist normalerweise mit \verb/\today/ belegt, bei Option \verb/german/ mit \\\>\verb/\heute/ und bei Aufruf von \verb/\Datum/ mit dessen Argument \\[1\parskip] \end{tabbing} \subsection{Streichungen} \begin{tabbing} AAAAAAAAAAA\= \kill \verb/\cc/\>ersetzt durch \verb/\Verteiler/ \\[1\parskip] \verb/\encl/\>ersetzt durch \verb/\Anlagen/\\[1\parskip] \verb/\headings/\>bei Briefen ohne Normvordruck ist Text in der Kopfzeile un"ublich\\[1\parskip] \verb/\processto/, \> bei Verzicht auf \verb/headings/-Option ist die Aufteilung der Empf"anger-\\\verb/\@xproc/, \>adresse in \verb/\toname/ und \verb/\toaddress/ "uberfl"ussig. \\\verb/\@yproc/\>Da im Deutschen die erste Zeile der Anschrift meist nur eine Anrede\\\>wie {\em Herrn} enth"alt, w"are \verb/\processto/ ohnehin unbrauchbar.\\ \>Modifizierte Versionen dieser Macros werden jedoch zur Aufteilung\\ \>der Absenderangabe herangezogen. \\[1\parskip] \verb/\firstpage/\>die Gestaltung der ersten Seite wird von \verb/\opening/ "ubernommen, \\\>\verb/\location/ und \verb/\telephone/ sind obsolet \\[1\parskip] \verb/\texttop/\>l"a"st kurze Briefe nicht ganz oben beginnen, im Deutschen nicht er- \\\>w"unscht \end{tabbing} \vspace{2cm} Rainer Sengerling\\ Institut f"ur Theoret.\ und Angew.\ Physik\\Universit"at Stuttgart \\[2\baselineskip] Kontaktadresse: \\ Wolfgang Schwarz\qquad BLACKY@DS0ITA51\\ Institut f.\ Theoret.\ und Angewandte Physik\\ Universit"at Stuttgart \\ Pfaffenwaldring 57/VI \par 7000 Stuttgart 80 \end{document}