APPLICATION COMPTABILITE GENERALE POUR AMIGA 500,1000,2500 et 3000 ET IBM-PC C(1992) Info-Soft Aladin Karim. COPYRIGHT C(1992) ALADIN KARIM. La reproduction du programme est autorisee, mais pas la revente. ******************************************** INSTALLATION DU PROGRAMME L'installation se fait de la manière la plus simple, insérez la disquette dans votre lecteur de disquette et copier tout les fichiers dans un repertoire quelquonque. DEMARRAGE Pour démarrer le programme, il vous suffit d'executer compta CHAPITRE 1 1.1 NOTIONS DE BASES Pour sélectionner une des options disponibles sur le menu général, veuillez utiliser les touches CRS ou FLECHES vers les HAUT ou BAS En effet, l'option Fin de la comptabilite est affichée en SURBRILLANCE, cela signifie que si vous faites RETURN, l'option en surbrillance sera prise par le programme, ce qui dans notre cas, arrêtera le programme. SELECTION Pour sélectionner une option, il vous suffit de mettre en surbrillance l'option de votre choix en déplaçant la surbrillance à l'aide des touches CRS ou FLECHES. Si par exemple vous pressez sur CRS HAUT, quant l'option Fin est en surbrillance, vous déplacez la surbrillance sur l'option : Clôture. Cette méthode est la plus rapide pour accéder à la dernière option d'un menu. Mais, il est aussi possible de pressez sur CRS BAS. De plus CRS GAUCHE et DROITE permet de déplacer la surbrillance de gauche à droite et inversement. CHAPITRE 2 LA COMPTABILITE 2.1 PRISE EN MAIN Le programme se compose d'un menu general, il vous suffit d'utiliser une des options du menu. 2.2 UNE COMPTABILITE Avant de passer à l'utilisation du programme de comptabilité lui-même, nous allons regarder comment le programme considère une comptabilité. Le programme est capable de gérer plusieurs comptabilités. De se fait le programme de comptabilité vous demande le nom de la comptabilité. Si la comptabilite n'existe, le programme vous demande si vous désirez créer une nouvelle. Dans le cas de l'affirmative, vous passez en mode création d'un plan comptable. 2.2.1 LE NOM D'UNE COMPTABILITE Les règles qui permettent de définir le nom d'une comptabilité sont simples, mais il faut impérativement les respecter. Vous pouvez nommer votre comptabilité suivant votre désire, il suffit de respecter les points suivants Le nom de la comptabilité ne doit jamais contenir des espaces, (appelés des blancs). EXEMPLE : demo 91 (est faux), mais demo_91 (est correcte) Le nom de la comptabilité ne doit jamais contenir des caractères spéciaux autres que ( - ou _). EXEMPLE demo.91 (est faux), demo"91" (est faux) Voilà, mis à part cela, vous pouvez nommer une comptabilité d'une manière personnelle. QUELQUES EXEMPLES : prive_91 ou prive89 ou Prive91 bat_91 ou bat89 ou Bat91 2.3 LE PLAN COMPTABLE Le programme utilise un plan comptable afin de pouvoir gérer correctement les comptes. Chaque compte est numéroté et possède un numéro de 4 chiffres. Lors de la création d'un plan comptable vous devez respecter les règles suivantes. Les comptes dont le numéro commence par 1 = Actif 2 = Passif 3 = Charges 4 = Charges 5 = Charges 6 = Produits 8 = Hors comptabilité Ainsi 1000, 1100, 1999 sont des comptes actifs 2000, 2001, 2999 sont des comptes passifs 1000...1999 sont des comptes actifs 2000...2999 sont des comptes passifs 3000...5999 sont des comptes de charges 6000...6999 sont des comptes de produits 8000...8999 sont des comptes hors compta PS : Un numéro de compte doit toujours être de quatres chiffres Nous allons créer une comptabilité DEMO, qui nous permettra de comprendre l'utilisation du programme. Avant de créer la comptabilité avec le programme, nous allons déterminer le plan comptable de notre comptabilité DEMO, qui suit le standard utilisé par le programme. Il est très important de respecter les règles de la structure du plan comptable, dans le cas contraire, le programme ne fonctionnera pas correctement. 2.4 LA COMPTABILITE DEMO Cette comptabilité sera simple, mais elle permettra de bien comprendre le fonctionnement du programme. Nous avons les comptes suivants : COMPTES ACTIFS (TITRE DES COMPTES) - une caisse - une banque - une poste - des clients - report de perte COMPTES PASSIFS (TITRE DES COMPTES) - un capital - une banque de crédit - des créanciers - report de bénéfice CHARGE (TITRE DE COMPTES) - charges d'achat PRODUIT (TITRE DE COMPTES) - produit des ventes EXTRA-COMPTABLE (TITRE DE COMPTES) - compte d'ouverture Voilà, ceci nous permet de déterminer le plan comptable suivant 1000 COMPTES ACTIFS (titre de compte - code compte à 1) 1010 caisse 1020 banque 1030 poste 1040 débiteurs 1999 perte 2000 COMPTES PASSIFS (titre de compte - code compte à 1) 2010 capital 2020 fournisseurs 2030 banque crédit 2999 bénéfice 4000 COMPTES CHARGES (titre de compte - code compte à 1) 4010 achat matériel 6000 COMPTES PRODUITS (titre de compte - code comptes à 1) 6010 vente matériel 8000 COMPTES EXTRA COMPTABLE (titre de comptes compta - code = 1) 8010 ouverture CHAPITRE 3 3.1 CREATION D'UN PLAN (ou modification du plan comptable) Vous vous trouvez sur l'écran de saisie du plan comptable, le mot "COMPTE NO" est en surbrillance 3.1.1 DEPLACEMENT SUR LE MASQUE Vous pouvez maintenant vous déplacer sur le masque de saisie du plan comptable en déplaçant la surbrillance à l'aide des touches CRS HAUT et BAS. Pressez donc sur CRS BAS, la surbrillance se déplace sur "LIBELLE". Pressez maintenant sur CRS HAUT, la surrillance retourne sur "COMPTE NO", c'est aussi simple que ça. QUESTION : si je presse sur CRS BAS, plusieurs fois,au moment ou la surbrillance est sur le dernier champs, je retourne sur le premier champs (correcte), mais comment quitter le masque de saisie,afin de passer à la saisie d'un autre compte ? REPONSE : les touches CRS, déplacent la surbrillance d'une manière cyclique sur le masque. Pour quitter le masque (valider la saisie), il vous suffit de vous positionner sur le dernier champs,de presser sur RETURN (et non pas CRS BAS). Simple non. 3.1.2 CREATION OU MODIFICATION En fait, il est possible de créer un nouveau compte, ou de modifier un compte existant. Le principe est très simple, vous tapez le numéro de compte (toujours 4 chiffres), l'ordinateur va ensuite chercher dans les comptes déjà crées si le compte existe, si il existe, il va vous afficher les informations du comptes afin que vous puissiez les modifier, si besoins est. De plus le message "Modification du compte" apparaît en bas de l'écran. Si le compte n'existe pas, il vous signalera "Création du compte". *** Si vous tapez EFFACE (en majuscule) dans le libelle du compta, le compte sera effacé lors que vous quittez le programme. Cette remarque s'applique aussi pour aux écritures saisies. COMPTE NO : 1000 LIBELLE : COMPTES ACTIFS CATEGORIE : 1 (dire au programme que c'est un titre) PREVISION : pas mettre de budget pour un titre COMPTE NO : 1010 LIBELLE : CAISSE CATEGORIE : 0 (signifie que c'est un compte) PREVISION : 200,00 Après avoir saisi ou modifier un compte : L'ordinateur vous demande si il y a une erreur de saisie, répondez par (OUI) à titre d'exercice. Vous vous retrouvez sur le champ "COMPTE NO". Dans notre cas, pressez sur RETURN, en effet il n'y a pas d'erreur, l'ordinateur reprend la valeur affichée en surbrillance. Si vous avez fait une erreur, il vous suffit de retaper la donnée correctement. Une fois la saisie correcte, l'ordinateur vous demande si vous désirez arrêter la saisie, répondez par non (option par défaut) et créer le compte banque et les autres ci-dessus. Une fois les comptes de la comptabilité demo crées, répondez par OUI à arrêter la saisie. Le champ prévision, vous permet par la suite de voir l'évolution du compte par rapport à la situation réelle. Si vous voulez rien mettre, mettez soit 0,00 soit blanc. Voilà, vous avez crée le plan comptable de la comptabilité DEMO. Nous allons maintenant voir comment modifier le plan comptable, ou ajouter un nouveau compte. Pour se faire,prenez l'option "modification du plan" et pressez sur RETURN. A la question "Voulez-vous créer un nouveau plan", répondez par NON. Voilà, vous vous trouvez sur l'écran de saisie du plan. Tapez 1000 (RETURN) ou (CRS BAS), et le compte caisse apparaît. Modifiez le. Si par contre vous avez tapé un numéro de compte qui n'existe pas, le programme va créer le nouveau compte. (Simple non !) 3.2 ANNULER UN COMPTE Pour annuler un compte du plan comptable, il vous suffit de taper EFFACE, sous le libellé du compte. PS : le mot EFFACE ne doit pas être précède de blancs. (barre d'espacement) De même EFFACE sur le champ LIBELLE d'une écriture va éffacer l'écriture et elle ne sera pas comptabilisée. 3.3 ATTENTION Le programme sauve les données en mémoire en permamance, mais si vous créez une nouvelle comptabilité avec un nom de comptabilité qui existe déjà, le programme va remplacer l'ancienne comptabilité par la nouvelle, les données de l'ancienne comptabilité seront perdues à tout jamais. CHAPITRE 4 Nous avons maintenant crée un plan comptable, il vous est possible d'imprimer ou de visualiser le plan à l'aide de l'option "Liste du plan comptable". Allez donc imprimer votre plan comptable, afin de posséder une liste des comptes et des numéros, pour pouvoir saisir des écritures comptables. PS : les comptes qui ont le libellé "EFFACE", ne sont supprimés que lors de la mise à jour de la comptabilité, c.a.d, lors que vous quittez le programme avec "Fin de la comptabilité", ou que vous chargiez une autre comptabilité. Il en va de même pour les écritures. Ceci permet de récuperer le compte ou l'écriture en cas d'erreur en allant remodifier le compte ou l'écriture qui possède EFFACE. 4.1 GESTION DES ECRITURES Nous allons maintenant effectuer la saisie d'écriture comptables, afin d'ouvrir notre bilan. En effet, nous avons crée une comptabilité, mais les comptes ne possèdent pas de solde. Nous allons donc choisir l'option "Saisie modification d'écritures" du menu principal de la comptabilité. Voilà, vous arrivez sur l'écran de saisie d'une écriture. Le même principe de déplacement est utilisé sur le masque de saisie (voir création du plan). L'écran vous demande de saisire les champs suivants : - NO PIECE (valeur à 4 chiffres proposée par défaut) - DATE (jj/mm/aa) - LIBELLE (remarque sur l'écriture) - DEBIT donnez ici le compte dont la somme sera soit - CREDIT (donnez le compte ou la balance sera faite) - MONTANT (du champ VA AU COMPTE) (AVOIR) Une écriture comptable se compose de deux parties fondamentales, On donne à l'ordinateur le compte qui est touché, et le compte sur le quel se fait la contre partie. De plus, on donne le montant qui a comptabiliser. EXEMPLE : 1) achat marchandise de 1000 .- au comptant 2) vente marchandise de 1500 .- au comptant 1) 4000 1000 1000,00 2) 1000 6000 1500,00 La première écriture ajoute 1000,00 francs dans 4000 et prend cette somme dans le compte 1000 La deuxième écriture ajoute 1500,00 francs dans 1000 et prend cette somme du compte 6000 Nous allons ouvrir le compte caisse avec 1000,00 .- Pour se faire nous allons mettre 1000,00 dans la caisse et faire la contre partie dans un autre compte. CONVENTIONS Le numéro de pièce doit toujours être de 4 chiffres ainsi on a: 1 = 0001 10 = 0010 100 = 0100 Si ceci n'est pas respecté, le programme ne fonctionnera pas correctement et lors de la recherche de l'écriture 1, il ne saura pas si l'on cherche la 1 ou la 10. En effet il est possible par la suite d'afficher toutes les écritures commençant par 1, ce qui signifie que l'on chercher toutes les écritures de 1000 à 1999. Mais si l'on cherche les écritures commençant par 000, cela signifie que l'on cherche les écritures de 0001 à 0009. Au niveau du numéro, si vous entrez un numéro qui existe déjà, une fois pressé RETURN ou CRS DROITE, l'ordinateur affichera l'écriture pour modification. Il est évident que les écritures qui sont déjà comptabilisées ne peuvent plus être modifiées, (seul une extourne peut les corriger) 4.2 LA SAISIE Au bas de l'écran s'affiche, Nouvelle écriture, en effet l'écriture 0001 n'existe pas. Dans le cas contraire vous seriez en mode Modification de l'écriture no 0001. Donnez la date de l'écriture. Nous avons volontairement pas fait afficher la date du système en effet, la plus par des écritures ne concerne pas la date du jour de la saisie mais, par exemple la date de la facture etc... Donnez ensuite le libellé de l'écriture : ouverture caisse Tapez le compte qui est touché (VA AU COMPTE) 1000 L'ordinateur affiche sur le haut de l'écran le nom du compte avec le quel se passe la transaction. Si le comptes n'est pas défini, le message : Ce compte n'existe pas sera affiché. Si c'est le cas, vérifier que vous avez tapé 1000, ou regarder votre plan comptable. L'ordinateur vous demande ou s'effectue la contre partie, tapez 2000, (capital) et entrez comme valeur 1000.00. EN CAS D'ERREUR Il arrive parfois que l'on se trompe de numéro de compte, ou que le comptes n'existe pas. Si vous n'avez pas encore validé la saisie (en vous positionnant sur le dernier champs et en pressant sur RETURN), remontez sur le champ à modifier et modifiez le ou répondez qu'il y a une erreur de saisie. EN RESUME NOUS AVONS No de PC : 0001 Date : 13/10/88 Libelle : Ouverture Caisse DEBIT : 1000 CREDIT : 2000 MONTANT : 1000,00 Ouvrez le compte banque avec la somme de 1000,00 pour l'écriture numéro 0002 evec la comptre partie sur le compta 2000 4.3 REMARQUE TECHNIQUE Tant que les écritures ne sont pas comptabilisées, les comptes ne sont pas mis à jour. Cela signifie que les écritures sont disponibles pour modifications éventuelles. De plus elles sont dans le journal des écritures saisies, ou dans les écritures sur extrait ecritures partielles, mais pas dans les écritures comptabilisées, Arrêtez la saisie et retournez au menu principal. CHAPITRE 5 5.1 LE JOURNAL DES EXRITURES Nous allons maintenant regarder ou imprimer le journal des écritures saisies. Pour se faire utiliser l'option : Journal des écritures et pressez sur RETURN Prenez l'option NON pour écritures comptabilisées. Vous venez d'introduire 2 écritures, vous pouvez maintenant les imprimer ou les visualiser sur l'écran. Pour avoir le journal sur l'écran, il suffit de répondre NON à la question : Voulez vous la sortie sur imprimante, et NON aux écritures comptabilisés 5.2 COMPTE BILAN Pour obtenir le bilan soit sur imprimante soit sur écran, utilisez l'option : "bilan", du menu de la comptabilité. L'ordinateur vous demande si vous voulez la sorite sur imprimante, répondez par NON (CRS DROITE et RETURN). Voilà, le bilan s'affiche sur l'écran. Mais, les comptes sont vides. En fait, les comptes n'ont toujours pas de solde. Cela vient du fait que les écritures ne sont pas encore comptabilisées. Ceci signifie que les écritures sont modifiables et que les comptes n'ont pas étés mis à jour. Ne comptabilisez pas encore les écritures. 5.3 EXTRAIT SUR ECRITURES SASISIES Cette option vous permet de trouver toutes les écritures non comptabilisées qui concernent un compte ou un groupe de comptes. Prenez cette option, Concerne le compte NO : 1000 (return) Concerne la date : * (* = toutes les dates, autre exemple ??.01*) Voilà, le programme affiche toutes les écriture NON COMPTABILISEES qui concerne le compte 1000. Dans notre cas, il n'y a qu'une écriture, Ouverture caisse, avec 1000,00. Il est à remarquer que si vous tapez : Concerne le compte NO : 100* (return), l'ordinateur vous affiche les écritures NON COMPTABILISEES, pour tous les comptes qui commencent par 100. Vous pouvez donc afficher toutes les écritures qui concerne les comptes ACTIFS du BILAN en tapant 1 (return) (* = tous les comptes) Allez regarder les écritures du comptes 2000. Faites : Extrait de comptes partiel et tapez 2000 (return). Vous disposez du JOCKER ? et *, regardez les exemples sur l'écran. 5.4 EXTRAIT SUR ECRITURES COMPTABILISEES En fait cette option du menu diffère d'extrait de compte partiel, dans le fait qu'elle affiche toutes les écritures concernant un compte ou un groupe de compte, mais sur les ECRITURES COMPTABILISEES et donc archivées. 5.5 CONSULATATION D'UN COMPTE Cette option vous permet de connaître à tout moment le solde d'un compte donné ou d'un groupe de compte. Si vous demandez à l'ordinateur le solde du compte 1000, il vous affichera le solde du compte, le libellé du compte et la valeur budgétée. De plus, un menu au fond de l'écran propose SUIVANT, IMPRIMER. IMPRIMER vous permet d'imprimer le solde du compte (sans saut de page). SUIVANT permet de passer au compte suivant dont le critère de recherche correspond à ce que vous avez demandé. Si par exemple vous demandez comme solde de compte 100 (return), vous aurez : 1000 CAISSE (SUIVANT) 1001 BANQUE (etc.. ) Comme les écritures saisies ne sont pas encore comptabilisées, les soldes des comptes sont toujourss à zéro. Allez donc maintenant comptabiliser les écritures. Vous remarquerez que les journal des écritures saisies n'affiche plus rien, que extraits sur écritures saisie n' affiche plus d'écritures égallement. Mais, par contre, les comptes sont maintenant mis à jour, et les écritures peuvent être retrouvées dans l'extrait ecr. comptabilisées. 5.6 LISTAGE DE COMPTES Cette option permet d'imprimer ou d'afficher un document récapitulatif concernant les comptes demandés. Ce récapitulatif est de la forme du bilan. La différence vient du fait que le bilan imprime ou affiche l'ensemble des comptes ACTIFS ET PASSIFS, mais que cette option imprime ou affiche que les comptes par exemples dont le numéro de compte commence par 10 ou 1?0. Ceci signifie qu'il est intéressant pour vous de structurer votre plan comptable d'une manière hiérarchique. Prenons quelques exemples : 1 = actif 11 = liquidités court terme 12 = liquidités long terme etc ... 2 = passif 21 = dettes à court terme 22 = dettes à long terme etc... Du fait que le programme recherche une correspondance entre les numéros de compte et le critère de recherche, si vous imprimer, ou rechercher les comptes 12 ou 12* ou 12??, vous aurez les comptes liquidités à long terme. Ceci n'est évidemment qu'un exemple, mais c'est à vous de bien définir votre plan comptable afin de pouvoir en tirer des analyses. AUTRE EXEMPLE 4 = charges 41 = charges informatiques 411 = charges informatiques software 412 = charges informatiques hardware 42 = charges d'immeubles 421 = charges d'immeuble de Sion 422 = charges d'immeuble de Sierre 423 = charges d'immeuble de Geneve etc... Il en va de même pour les produit, vous pouvez les structurer. 5.7 COMPTE D'EXPLOITATION Cette option vous permet de voir votre compte d'exploitation en permanence. Il est généré automatiquement, et est définit en fait par l'ensemble des comptes produits - l'ensemble des comptes de charges. C'est en fait le même principe que le bilan mais pur les comptes de 3000 à 5999 et 6000 à 6999. Nous vous rappelons que les comptes du bilan sont les comptes de 1000 à 1999 et 2000 à 2999. CHAPITRE 6 6.1 AVANT DE CLOTURER UNE COMPTABILITE Vous devez passer les écritures de bouclement, en répartissant les comptes qui sont dans exploitation (ou le solde) au bilan. *** ATTENTION sauvegarder votre compta avant au cas ou vous feriez une erreur, cela evite bien des problèmes. La cloture mets les comptes d'exploiations à zéros et passe pour vous les écritures d'ouverture des comptes du bilan en les comptabilisants. REMARQUE TECHNIQUE UNE COMPTA SE COMPOSE DES FICHIERS SUIVANTS DEMO.CPT (le plan comptable) DEMO.SAV (les ecritures comptabilisees) DEMO.WRK (les ecritures saisies et non comptabilisee) Je vous souhaite un bon travail et veuillez excuser la mauvaise mise en page et las fautes sur le manuel qui a ete ecrit rapidement. Vous pouvez me contacter en cas de problemes a l'adresse mentionnee dans le programme. Monsieur Aladin Karim Pr. du canal 14 CH-1950 Sion / VS Valais / Suisse