Fa-BASE V 1.19 20.05.94 ============================================================================= INHALT: Was_ist_FaBase Was_kann_FaBase Installation Faktura-Tutorial Faktura-Menüs Faktura-Sheets Datenbank Bezugsadresse Systemvoraussetzungen: ---------------------- Ab 1 MB Speicher, besser 2MB, die bei grösseren Datenmengen benötigt werden. Um schnelles Arbeiten zu gewährleisten, wäre ein 68020 Prozessor oder höher von Vorteil. Was kann Fa-Base: ----------------- - Rechnungen schreiben - Mahnungen schreiben (Mahn-Dokument frei editierbar) - Kontrolle der Bestellungen - Automatische Abbuchung der Lagerbestände. - Lager und Adressverwaltung - Verwaltung von Gutschriften (druckt diese in Rechnung aus) - Wahl verschiedener Formulare über Menü - Unbegrenzte Anzahl Datensätze verwalten (Speicherabhängig) (In der Demoversion limitiert auf 10 Datensätze) - Datenfelder-Beschriftung frei editierbar - mehrere Suchfunktionen - Filterfelder - Sortieren auf und absteigend in verschiedenen Feldern - Import und Export von Datenbanken - Datenpfade frei konfigurierbar - Umfangreiche Druckfunktionen: Listen, Datensätze, Etiketten 1 u. 3-bahnig. - Listendruck mit Seitennummerierung und Datum - Alle Datensätze als ASCII-File speicherbar in beliebigen Pfad - Komfortable Bedienung der Datenbank - läuft einwandfrei unter 1.2 - 2.10 auch mit Turbokarten ect.. auch auf WB 3.0 funktionstüchtig. Fa-Base V 1.19: --------------- Fa-Base ist eine Weiterentwicklung von CD-Base, einer umfangreichen CD-Verwal- tung, die übrigens auch als SHAREWARE erhältlich ist. Es wurde nun eine Fakturierung integriert und die Datenbank den neuen Anfor- derungen angepasst. Natürlich wird Fa-Base zur Zeit noch weiter entwickelt und ausgebaut. Da sich im FD-Pool und im Lowcost-Bereich nichts fand, was meinem Geschmack für Bedienungskomfort und Leistungsfähigkeit entsprach entstand Fa-Base. Hinter Fa-Base steckt bereits viel Arbeit. Am Schluss zählt aber nur die Leis- tung des Programmes. Deshalb wird Fa-Base als SHAREWARE herausgegeben. In der Demoversion sind nur kleinere Einschränkungen wie die Beschränkung der Datensätze auf 10 und der Ausdruck meiner Adresse in das Rechnungsformular. Der Preis bertägt Fr/DM: 40.00. Fürs Ausland zusätzlich Portogebühren. Für Schäden, die durch Fa-Base entstanden, wird keinerlei Haftung übernommen. Installation auf HD: -------------------- Nur die komplette Schublade auf die HD rüberziehen und die Installation ist schon beendet. Sollte das Programm auf einer bootbaren Diskette installiert werden, so ist zu beachten das sich die beiden Librarys mathiedubtrans.library und mathiee- dubas-library im Libs befinden. Datenbank zum speichern von Adressen und Lagerartikel: ------------------------------------------------------ Über den Menüpunkt "LISTEN" können verschiedene Textausgaben gemacht werden. Die Druck und Filterfunktionen befinden sich auch in diesem Teil. Anleitung: ------------------------------------------------------------------------------ DER DATENBANK-TEIL: Das Programm lässt sich starten mit Doppelklick auf sein Icon. Dabei assignt sich das Programm gleich selber. Die Daten werden im gleichen Verzeichnis geladen oder gespeichert (Prefseinstellung). Es ist eine kleine Demodatenbank bereits vorhanden. Diese ist ideal zur ersten Übung mit dem Programm. Zuerst gelangt man in den Hauptteil des Programmes, von wo aus die Lager oder Adress-Datenbank geladen werden kann. Diese Buttons befinden sich unterhalb der Datenfelder. Dort befindet sich auch der Button, mit dem in die Fakturierung verzweigt werden kann. Will man eine neue Datei anlegen so kann man entweder die alten Datensätze mit der [Del-1] Taste einzeln löschen oder man löscht die Datei Lager.dat von der Shell aus. CDBase wird dann bei erneutem Start automatisch eine neue Datenbank anlegen. Mehrere verschiedene Datenbanken: Lassen sich über das Konfigurationsmenü mit --------------------------------- der [> K <] Taste anlegen. Einfach im erscheinenden Requester den Dateinamen ändern. Der momentan geladene Datensatz wird aber noch unter dem alten Namen gesichert. Erst bei einem Neustart des Programmes wird die neue Datei entweder geladen, wenn diese schon vorhanden ist, oder es kann unter diesem Namen eine neue Datenbank eröffnet werden. Dies ist vielleicht etwas gewöhnungsbedürftig, es hat aber den Sinn darin, dass man sich beim arbeiten mit nur einer Datenbank nicht um laden und speichern zu kümmern braucht, was die Sache sehr einfach macht. ANMERKUNG: Die Adress.Dat-Datei ist fix integriert und kann deshalb nicht ge- ändert werden. Dies ist nur mit der Lagerdatei möglich. FELDER-NAMEN können editiert werden. Einfach mit der linken Maustaste in den Text klicken und den alten Text löschen. Dann kann der neue Text eingegeben werden. Dieser wird beim nächsten speichern automatisch mitgesichert. Bei der Adressdatenbank sollten die Datenfelder nach Möglichkeit nicht verändert werden, da diese bei der Fakturierung in der vorgegebenen Reihenfolge und Beschreibung übernommen wird. NEU Ist der Knopf in der unteren Reihe in der Mitte. Damit lassen sich neue Datensätze einfügen. Es wird automatisch ans Ende der Datenbank gesprungen und Sie können mit den Eingaben beginnen. << |< Diese Knöpfe links und rechts müssen nicht weiter erklärt werden. Sie dienen der Bewegung in der Datenbank: nächster, letzter Datensatz.... SUCHEN Bringt einen Requester auf den Bildschirm. Es kann hier wahlweise in den ersten vier Datenfeldern nach Suchbegriffen gesucht werden. Bei erneutem betätigen der Returntaste wird jeweils weitergesucht. SORTIEREN ruft den Requester zum sortieren nach verschiedenen Kriterien auf. Es kann in verschiedenen Feldern sortiert werden. Mit dem Schalter Buchstaben/Zahlen lässt sich einstellen, ob Zahlen oder Zeichenwerte sortiert werden. (z.B. Artikelnummern ect...) ETIKETTEN werden auf einbahnige Etiketten ausgegeben, wie diese auch für normale Adressetiketten benötigt werden. (9 Zeilen) Die 3-bahnigen Etiketten sind für Tintenstrahl oder Laser-Drucker gedacht. Getestet auf einem HP-Deskjet 500 mit EpsonQ und HP-Druckertreiber. Zur Ausgabe von verschiedenen Daten als Texte, Etiketten und Listen: -------------------------------------------------------------------- LISTE Schaltet in den Listenmodus um. Von hier aus kann auch auf ver- schiedene Textausgaben für Druck oder zum speichern in eine Datei eingestellt werden. Es sind dies die Tasten Datenliste, Liste oder Etiketten. Diese Menüpunkte bewirken, dass jeweils der ganze Daten- satz als Liste, Etiketten oder als gesamte Datensatzliste angezeigt wird. Es kann dann entweder auf den Drucker oder in eine Datei nach freier Wahl ausgegeben werden. Durch verschiedene Filter (im Pulldown-Menü) lassen sich Datensätze selektieren. Im Listenmodus kann auch das Rechnungsformular zum editieren geladen werden. BITTE UNBEDINGT BEACHTEN !! >> siehe unter Fakturierung DRUCK Schickt die gerade angezeigte Textdatei auf den Drucker. Optimiert wurde der Ausdruck auf einem HP-Deskjet-Drucker. Der Seitensprung wird bereits beim Dokument einbezogen. Es sollte also nach Möglichkeit auf Einzelblatt ausgedruckt werden. Prefseinstellung: >> Standard (10-Pica, 6 lpi) getestet mit den Druckertreiber: HP-Dekjet, EpsonQ. Bei Problemen mit dem Ausdruck liegt es meist an den Einstellungen im Prefs der Druckereinstellungen. ZURÜCK Führt wieder zurück zum Hauptmenü. FILTRIEREN Damit lässt sich nach einem Filterbegriff, der im Requester einge- geben wird der Datensatz danach selektieren. Diese Daten werden Text-File ausgegeben. Wenn Lager-Dateien geladen sind, wird Filter "ANZAHL" dazu benutzt, die Datenbank nach Lagerbeständen abzufragen. Geben Sie im Requester die Mindestmenge im oberen rechten Feld ein (auch mit Schieberegler möglich, und danach Returntaste betätigen). Es werden danach alle Datensätze rechts oben im kleinen Fenster auf- gelistet, die unterhalb der ausgewählten Zahl an Lagerbeständen sind. Diese Kontrolle ist nützlich, um zu überprüfen, welche Artikel schon bald bestellt werden müssen. FAKTURIERUNG: Kurztutorial: Starten Sie Fa-Base, danach drücken Sie einmal auf die Taste "RECHNUNG" und die Fakturierung wird eingeladen. Gleichzeitig werden auch die Lager und Adress-Daten mit eingeladen. Die Faktu- rierung hat im linken Teil die Adressfelder und im unteren Teil befindet sich der eigentliche Rechnungsteil. Es gibt nun ein par Dinge in der Reihenfolge einzuhalten: 1. Nun kann eine neue Rechnung aufgenommen werden. Dazu wird auf den Button "RECHNUNG_NEU" im blauen Feld rechts oben gedrückt. Ist die Fakturierung aus der Lagerdatei nicht gewünscht, so wird der Button "ohne Lager" aktiviert.(Es wird also kein abbuchen der Lagerposten erfolgen) 2. Als nächstes erscheint ein Requester. Es kann nun entweder nach der Adresse resp. Kundennummer ect... gesucht werden und nach auffinfen aus der Datenbank den Button übernehmen gedrückt werden. Will man eine neue Adresse eingeben, wird einfach der Button "Neu" angewählt und die Neue Adresse wird eingegeben. Mit übernehmen im Requester kanns nun weitergehen. Bitte beachten! Es dürfen nur neue Adressen übernommen werden und keine Änderungen an bestehenden Adressdaten gemacht werden. Diese Änderungen müssen im Datenbankteil getätigt werden. Bei Rechnung "Lagerdatei" : 3. Suchen und anklicken des benötigten Artikels aus der Liste. Rechts daneben kann über einen Schieberegler die Anzahl Artikel eingegeben werden. Dies kann aber auch einfach im Feld darunter eingetippt werden. Ist nun also der selektierte Artikel und Anzahl gewählt, so kann nun dieser Artikel in die Rechnung übernommen werden. Dies geschieht einfach durch den Mausklick auf den Button "übernehmen" unterhalb Zeile Nr: xx . Der Artikel wird nun automatisch von der Lagerdatei abgebucht und beim ver- lassen des Requesters in diese Datei gespeichert. Klicken Sie nun einen weiteren Artikel an wird dieser sogleich in die zweite Reihe übernommen (immer mit der voreingestellten Anzahl). usw.... Der Zähler über dem Button "übernehmen" gibt dann die nächste Zeilen-Nr. an. Ist die Eingabe beendet, einfach mit "zurück" den Requester wieder verlassen. Es muss nun noch das Porto eingegeben werden. Wichtig !! Bei Eingabe der Portotaxe muss ein Return im Portofeld erfolgen. Der Rechnungsbetrag wird nun nochmals neu berechnet und die Rechnung wird bereits gespeichert. ANMERKUNG: Sollten nach dem verlassen des Lager-Requesters noch Korrekturen an der bestehenden Rechnung vorgenommen werden, so müssen diese nun von Hand in die entsprechenden Felder eingetippt werden. Siehe auch unter Rechnung eintippen. Bei jedem erneuten Start in den Lagerrequester wird eine neue Rechnung ein- gerichtet und die alte Rechnung im Speicher überschrieben. DAS SPEICHERN JEDER RECHNUNG GESCHIEHT AUTOMATISCH NACH PORTOEINGABE UND EINEM NACHTRÄGLICHEN RETURN IM PORTOFELD. Ist keine Portoeingabe erwünscht, so kann auch einfach mit "sichern" ge- speichert werden. Wenn nachträglich an der Faktura korrekturen vorgenommen werden, so wird der Totalbetrag nicht neu durchgerechnet, dies geschieht aber in jedem Fall beim speichern oder ausdrucken. Mit dem Button "Total" kann dies auch er- reicht werden. Die Rechnung wird hier auch neu gespeichert. Rechnung "Eintippen" : Ist jederzeit auch möglich. Zeilenwechsel wird durch Mausklick auf den Knopf links zwischen der Zeile vorgenommen. Das Gutzeichen auf dem Knopf signa- lisiert die aktive Zeile. Die Eingaben sollten im zweiten Feld "Artikelnummer" begonnen werden und am Schluss erst wird die Anzahl Artikel eingegeben. Ein Return in diesem Feld Veranlasst nun Fa-Base den Total-Preis zu berechnen. 5. Porto kann über den Mehrfach-Wahlknopf oder einfach manuell eingegeben werden. Erst durch das betätigen der Returntaste in diesem Feld wird der Betrag in die Rechnung übernommen. 6. Rechnung drucken. Im Feld mit der Überschrift "DRUCKEN" : RECHNUNG. MENÜ - FUNKTIONEN: ------------------ TEXT Dieser Button rechts Aussen bringt einen schmalen Requester mit zwei Eingabezeilen zum Vorschein. Es lassen sich damit zwei Zeilen für Mittei- lungen in die Rechnung einfügen: Zeilen 50 und 51 in der Faktura, gleich unterhalb des Totalbetrages. LIEFERSHEIN Zum erstellen von Lieferscheinen. Dazu wird zuerst eine normale Rechnung erstellt. Erst wenn die Rechnung auf dem Bildschirm angezeigt wird, kann mit dieser Taste der Lieferschein ausgedruckt werden. MAHNEN Auch hier muss zuerst die Rechnung eingeladen werden. Dies geschieht über den Button "Rechnung_laden". Die Mahngebühr wird im Einsteller-Menü voreingestellt. (Anzeige Oben rechts). Ist dies getan, wird durch klick auf den Mahn-Button die Mahnung gleich ausgedruckt. Auch das MahnFormular muss zuerst auf die eigenen Texte Adresse ect. ab- gestimmt werden. Formular Mahn.sht in einen Editor laden und ändern. Das Mahnformular lässt sich etwas flexibler über Steuerwörter gestalte. Die Wörter: NAME, BETRAG, DATUM, TOTAL und MAHN werden beim erstellen der Mahnung durch die entsprechenden Angaben ersetzt. Diese Wörter können also im Formular verschoben werden. Sie müssen aber immer in Grossbuchstaben und genau gleich eingegeben werden. MAHNSERIEN mahnt automatisch alle Rechnungen ab, die über 30 Tage zurückliegen und noch nicht als bezahlt eingetragen wurden. Eine Vorkontrolle kann im "Rechnung-laden" - Menü vorgenommen werden. Hier müssen auch alle schon bezahlten Rechnungen eingetragen werden. Dies geschieht durch aktivieren des Buttons "Bezahlt". Wenn der Button gedrückt wurde ändert sich die Farbe in weiss = bezahlt. MAHNKONTROLLEN können im Menü "Rechnung_laden" oder im Listen-Menü des Daten- bankteils vorgenommen werden. EINSTELLUNGEN Im Pulldownmenü kann ein Konfigurationsrequester aufgerufen werden. Hier kann der Mehrwert-Steuersatz und die Rechnungsnummer geändert wer- den. Hier kann auch die Wahl eines der drei Formulare für die Fakturierung ausgewählt werden. -Faktura.sht platziert die Adresse rechts Oben. -Faktura.sht1 platziert die Adresse links Oben für Fenster-Kouverts. (Hierzu ist jedoch ein HP-Drucker erforderlich, weil nur diese Drucker mit versch. Schriften angesteuert werden.) -Faktura.sht2 druckt zusätzlich Kundenguthaben in das Formular. Wahl zwei verschiedener Mahnformulare: - Mahn.sht mit dem "1. Mahnung - Text" - Mahn.Sht1 mit dem "2.Mahntext" selbstveständlich können alle Formulare auf eigene Bedürfnisse ge- ändert werden. Die Zeilenzahl für Drucker sollte bei Tintenstrahl und Laser-Drucker auf 66 Zeilen (voreingestellt) und bei Nadeldrucker auf 72 Zeilen eingestellt werden. Die Zeileneinstellung ist in jedem Fall wichtig auch bei der Ausgabe von versch. Listen. Import und Exportpfade können eingestellt werden. - Kunden-Nr: Hier wird die zu startende Kundennummer eingestellt. Bei Aufnahme neuer Kunden wird jeweils automatisch aufadiert. - Rechnungsnummer: Wie die Kundennummer, sollte diese Zahl nach Möglichkeit nur einmal geändert werden, um die Startzahl der Auf- nummerierung einzustellen. RECHNUNG Druckt die Rechnung einmal aus. Dies geschieht via WB-Prefs Vorein- steller. Getestet auf HP-Deskjet mit den Druckertreiber HP-Deskjet und EpsonQ mit Einzelblatteinzug. Unter dem Druck-Button ist ein kleiner Knopf. Hir kann man 2-fachdruck der Rechnungen einstellen. LÖSCHEN Löscht die gerade aktuelle Rechnung. (Abfragerequester) Neu wurde dieser Menüpunkt als Pulldown-Menü eingerichtet. SICHERN Zum erneuten sichern von Rechnungen, zum Beispiel wenn diese geändert wurden. Eine Rechnung wird automatisch gesichert wenn: ein Ausdruck er- folgt oder wenn im Portofeld die Return-Taste betätigt wird. Rechnung laden: Durch Mausklick auf Button "Rechnung_laden" . Hier können alte Rechnungen geladen werden zur Kontrolle oder zum Mahnen. Neu können nun auch sogenannte Mahnserien gedruckt werden.Pulldown-Menü ! Die zugehörigen Rechnungsformulare zu FaBase zur Fakturierung: -------------------------------------------------------------- -Faktura.sht platziert die Adresse rechts Oben. -Faktura.sht1 platziert die Adresse links Oben für Fenster-Kouverts. -Faktura.sht2 druckt zusätzlich Kundenguthaben in das Formular. Wahl zwei verschiedener Mahnformulare: - Mahn.sht mit dem "1. Mahntext" (freundliche Mahnung) - Mahn.Sht1 mit dem "2.Mahntext" (bestimmte Mahnung) Die Editierung des Rechnungs-Blattesund der Mahnblätter: Beim erstmaligen Betrieb dieser Fakturierung sollte natürlich das Grundblatt für die Rechnungsausgabe den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Es liegt bereits als ASCII-File vor und beinhaltet alle wichtigen Textteile, die für die Fakturierung notwendig sind. Sie können dazu den bereits integrierten Texteditor von FaBase benutzen. Dieser befindet sich im Datenbankteil im Listenmenü. Im Pulldown-Menü lässt sich dort das momentan aktive Rechnungsformular laden. Es kann aber auch jeder andere Texteditor dazu verwendet werden, wie z.B. CED, DME oder ED. Sie müssen jedoch Ihre Geschäfts oder Vereinsadresse einsetzen können oben links im Formular. Der obere Teil steht aber auch für weitere Texte zur Verfügung. Ebenso der unterste Teil des Formulars. Neu hinzugekommen ist eine etwas flexiblere Formulargestaltung. Mit Hilfe von sogenannten Codeworte im Formular, lässt es sich freier aufteilen. Es ist dadurch jederzeit auch möglich, bereits vorgedruckte Geschäftsformulare, die meist einen Briefkopf mit Adresse enthalten, einzusetzen. Die Begriffe: ZAHL, KNAME, STRASSE, ORT, DATUM und [GUTH] werden in der Faktura durch die entsprechenden Werte ausgetauscht. Einfach mal ausprobieren! Wichtig ist jedoch, dass diese Wörter auf keinen Fall verändert werden, sonst werden diese einfach ignoriert. !!! ACHTUNG UNBEDINGT BEACHTEN !!! ---------------------------------- Es dürfen auf gar keinen Fall neue Leerzeilen eingefügt werden, oder Zeilen gelöscht werden. Denn das Formular wurde genau auf das Programm abgestimmt. Korrekturen also immer nur Zeilenweise mit den Kursor- und Backspace-Tasten ausführen. Deshalb unbedingt nur mit einer Kopie des Blattes arbeiten. Für weitere Fragen, Anregungen oder Kritiken bitte folgende Adresse kontaktieren: Auch für die SHAREWARE-GEBÜHREN ist diese Adresse die richtige. Für Überweisungen aus Deutschland gibt es die Möglichkeit einer Post- Bargeldüberweisung an untenstehende Adresse. Tel. (0041) 031 839 68 51 Hugo Kneubühler Hübeliweg 284 CH-3078 Richigen --------