Werken met Maxiplan deel 5 """""""""""""""""""""""""" Maxiplan DATABASE """"""""""""""""" Introductie voor spreadsheet database ontwerpen. De MaxiPlan database is eigenlijk een reeks van cellen binnen een spread sheet. U definieert categorieën, typt data en selecteert de reeks cellen die uw data bevatten, en definieert het als een database. U kunt data zoeken, sorteren, deleten, her schikken, en invoeren/uitvoe- ren. Met gebruik van MaxiPlan kunt u mailing voeren en een woord proces- sor gebruiken voor het produceren van mailing labels en vorm letters. WAT IS EEN DATABASE ? """"""""""""""""""""" Als u denkt aan een adres boek of auto onderdelen inventarisatie, het is een tabel van dingen en informatie die verband houden met elkaar. B.v, een adres boek is een tabel van mensen en informatie van ieder persoon, zoals hun adres, telefoon nummer, straat adres, postcode, enz. In geval het een zaak inventarisatie is, bevat de tabel items als batterijen, V-riemen, banden, etc.; de informatie van elk item is de prijs, hoeveel in voorraad, etc. Worksheets kunnen beide, financiële en database informatie tegelijk bevatten. Alle operaties in MaxiPlan, zoals cel formattering, etc. worden toegepast op data series, precies zoals zij worden toegepast op cellen, die niet bij de data serie horen. Het enige verschil is dat cellen in een data serie kunnen worden gemanipuleerd met gebruik van de commando's onder het DATA menu. In MaxiPlan wordt elk ding en zijn verbonden informatie categorie genoemd. Elke entry in de tabel bevat een cel voor de naam van elke categorie (Laatst, Eerst, Oud, etc.) U creëert de database reeks (soms data reeks genoemd) door bovenin de categorie namen in te typen en dan de data in te vullen op de regels er onder. U kunt data in uw tabel typen, de tabel sorteren, zoeken in de tabel, uittrekken (kopiëren van geselecteerde delen) van de tabel, en regels uit de tabel deleten. Creëren van uw eerste MaxiPlan database: """""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Aangenomen dat we de data hebben getypt zoals boven gesteld. (ook beschikbaar op disk als SampleDB.Plan) Voorbeeld Database Worksheet: """"""""""""""""""""""""""""" In ons voorbeeld boven zijn de categorie namen getypt in de cellen A6, B6, C6 en D6. De data in onze tabel is in cellen A7 tot E10. Als u meer data wenst te typen, selecteer een reeks op het eind van de data (b.v. A6:E10) en gebruik de TAB toets om u van cel tot cel te bewegen. Op het einde van een regel in de data reeks gaat de cel selec- tor naar de eerste cel van de volgende regel. Gebruik van de MaxiPlan Database: """"""""""""""""""""""""""""""""" Voordat een sortering van regels of records kan worden uitgevoerd, moet een database worden gedefinieerd. Als dit is gebeurt, blijft deze automatisch geselecteerd gedurende de hele MaxiPlan sessie.(Als u een andere database wenst te gebruiken, moet u de nieuwe database selecteren van de MaxiPlan naam selector, met gebruik van DATA (SELECT DATABASE)) Om een sectie van de worksheet te definiëren, of zelfs de hele worksheet als database, selecteer de regels en kolommen van de reeks om deze in te voegen in de database, op dezelfde manier als een reeks wordt geselec- teerd. In de SampleDB.Plan Worksheet. (op Uw distributie disk) Klik op cel A6 en sleep naar cel E10 (de reeks licht op) en wordt ingevoegd in de database. Definiëren van de Database: """"""""""""""""""""""""""" Om de reeks te definiëren kies DATA (DEFINE DATA BASE). Een requester verschijnt zodat u een naam kunt typen. Deze mag niet meer dan 16 karakters lang zijn. Klik op de OK button om de naam te accepteren. NOOT: Als u een groep cellen in het midden van uw Worksheet wenst te behandelen als een database, en de namen van de categorieën niet in de eerste regel van de verlangde reeks zijn, moet u een blanke regel invoegen en daar de namen intoetsen van de categorieën in volgorde van de te creëren database. Wat is een Criteria: """""""""""""""""""" Als u uw data in MaxiPlan heeft, kunt u de geselecteerde regels zoeken, sorteren, kopiëren of deleten. Om MaxiPlan te vertellen hoe u uw data wilt onderzoeken moet U een criteria reeks creëren. Deze reeks bestaat uit informatie voor MaxiPlan, en vertelt waar te kijken voor een of meer categorieën (b.v. regels met Laatste naam Smith of Ouder, groter dan 30, etc.) Alle operaties, behalve het typen van data op de records in uw data reeks, vereisen dat u een criteria specificeert voor selecteren van een record (een regel binnen de grens van uw database reeks). Om dit crite- ria te specificeren moet u een reeks definiëren binnen de worksheet genaamd "criteria reeks." U mag meerdere reeksen hebben (b.v.zoeken, sorteren, kopiëren, etc.) verbonden met elke data reeks. Er is maar één criteria reeks tegelijk actief. Een criteria reeks bevat twee regels. De eerste bevat een of meer categorie namen van de data reeks en de volgende regel bevat vergelijking items. Als de categorie namen niet overeen komen met de actueel geselecteerde data reeks, is de criteria reeks niet goed. Numerieke vergelijkingen worden gedaan volgens vergelijking expressie (b.v. >100.5) en tekst vergelijking wordt gedaan volgens "wildcard" patronen (b.v. N?). Specificeren van Criteria: """""""""""""""""""""""""" Als u een nieuwe criteria reeks typt, selecteer de reeks nadat u deze heeft ingevuld en kies DATA(DEFINE CRITERIA). Als MaxiPlan een criteria reeks nodig heeft ter completering van een operatie en er is er niet een geselecteerd, zal het de naam selector tonen en staat toe er een te kiezen welke u heeft gedefinieerd. Er zijn twee types operaties die criteria kunnen specificeren: Numeric Criteria: """"""""""""""""" Vergelijking van een waarde in de data reeks tot een numerieke constante of formule (b.v. =>150. Merk op dat met dit vergelijken met 'groter dan 150' het is gelijk teken (=) vereist is aan het begin van de numerieke vergelijking). Om cellen te selecteren die exact 275 zijn moet u twee 'is gelijk' tekens gebruiken (==275). De eerste betekent dat dit een vergelijking formule is en de tweede is een vergelijking operator. Tekst Criteria: """"""""""""""" Vergelijking van een label cel in de data reeks gebeurt met een speci- fieke waarde of wildcard patroon (b.v. gelijk aan Smith of beginnende met S, te zien als S*). Merk op dat het 'is gelijk' teken niet wordt gebruikt aan het begin van tekst vergelijking. Gebruik van Wildcards: """""""""""""""""""""" Wanneer bij tekst vergelijking in een database criteria, u een exacte tegenhanger van ieder karakter wilt, of u wilt records gebruiken die passen in een breder criteria zoals alle laatste namen die beginnen met de letter N, zijn er drie wildcard karakters om te helpen de Records te bepalen door bredere vergelijking criteria. De drie karakters zijn: * - te gebruiken voor vergelijken van 0 of meer karakters ? - te gebruiken voor vergelijken van een enkel karakter ~ - te gebruiken voor negatieve vergelijking Hier zijn voorbeelden van het gebruik van deze wildcards en de resul- taten die kunnen worden verwacht. criteria: Resultaat: J* Ieder record in dit veld beginnende met J ~Smith Ieder record in dit veld uitgezonderd voor Smith J??ps Ieder record in dit veld 5 karakters lang beginnende met J en eindigende met ps ~J* Ieder record NIET beginnende met J Voorbeeld Wildcard Criteria: """""""""""""""""""""""""""" Criteria mogen ook volledig gespecificeerde labels of numerieke waarden zijn (nummers of formule resultaten) of mogen gedeeltelijk vergelijkbare items zijn. Gedeeltelijk vergelijkbare items zijn iedere numerieke vergelijking expressie (b.v. >152) of tekst vergelijking (b.v. 4??) Een numerieke vergelijking interpretatie begint met een 'is gelijk' teken (=) gevolgd door een vergelijking operator (, <>, >, <, >= of <=) en wordt gevolgd door een expressie welke wordt vergeleken met de data cellen. Voorbeeld: =>150 vergelijkt ieder record wat een corres- ponderend veld heeft met een waarde groter dan honderd-vijftig. Labels en blanke data vergelijken als de waarde 0.