6.1 Einführung
Dieses Kapitel enthält einige Abschnitte, die Grundlegendes zu DataM II behandelt. Wenn Sie DataM II bisher nicht verwendet haben, dann sollten Sie diesen Teil auf jeden Fall lesen. Ebenso sollten Sie sicher sein, daß Sie dieses Kapitel gelesen haben, bevor Sie sich mit Fragen oder Fehlerberichten an den Autor wenden.
DataM II ist in der Zielplanung eine Datenbank, die sich in einem Modus betreiben läßt, der das Verhalten einer Tabellenkalkulation simuliert.
DataM II befindet sich in der Entwicklung. Es stehen daher in der Ihnen vorliegenden Version, noch nicht alle Dokumentarten zur Verfügung. In den ersten Version wird zunächst nur der Tabellenkalkulations-Modus zur Verfügung stehen. Die Restlichen Funktionen sollen in den kommenden Versionen folgen.
Der folgende Abschnitt 6.1.1 beschreibt die Zielstruktur! Um eine Einführung in den Tabellenkalkulations-Modus zu erhalten, lesen Sie bitte ab dem Abschnitt 6.1.2 weiter.
6.1.1 Von Dokumenten und Projekten
Dieser Abschnitt beschreibt die Art und Weise, wie DataM II Daten behandelt, und welche Dateitypen dabei erzeugt werden können.
Ihre Daten werden von DataM II grundsätzlich in so genannten Projekten verwaltet. Ein Projekt ist eine Sammlung unterschiedlicher Dokumente. Beispielsweise können Sie eine Tabelle erzeugen, die für jedes Mitglied Ihres Fußballvereins eine Zeile enthält. In der ersten Spalte dieser Tabelle kann z.B. die Mitgliedsnummer stehen, in der zweiten der Nachname, in der dritten der Vorname und in der vierten die Adresse des Mitglieds. Nehmen wir an, die Tabelle hat folgendes Aussehen:
| Nummer | Nachname | Vorname | Adresse |
| 001 | Müller | Karl-Heinz | Schmalgasse 7 |
| 002 | Bäcker | Elfriede | Am Berg 128a |
| 003 | Meier | Robert | Otto-Willhelm-Str. 26 |
| 004 | Peters | Lothar | Hauptstraße 12 |
Bei dieser Anordnung der Daten benutzt man einige Begriffe: Mit der ersten Zeile werden die so genannten Datenfelder benannt. Die Tabelle hat daher die Datenfelder Nummer, Nachname, Vorname und Adresse. Jede folgende Zeile wird als Datensatz bezeichnet. Die Tabelle hat damit vier Datensätze.
Aus dieser Tabelle können Sie eine so genannte Abfrage erzeugen, die Teile dieser Tabelle enthält (oder Teile mehrerer Tabellen), die bestimmten Kriterien entspricht. Beispielsweise könnten wir uns für alle Mitglieder interessieren, deren Nachname mit einem M beginnt. Die Abfrage sieht im Ergebnis dann so aus:
| Nummer | Nachname | Vorname | Adresse |
| 001 | Müller | Karl-Heinz | Schmalgasse 7 |
| 003 | Meier | Robert | Otto-Willhelm-Str. 26 |
Diese Tabelle und diese Abfrage zusammen ergeben nun ein Projekt, das zwei Dokumente enthält (nämlich eben die Tabelle und die Abfrage).
DataM II kennt insgesamt fünf Dokumentarten:
Tabellen
Tabellen enthalten die eigentlichen Daten. Darüber hinaus ist es möglich, Tabellen so zu gestallten, wie es eine Tabellenkalkulation macht.
Abfragen
Eine Abfrage ist eine Art Filter, der aus einer odere mehreren Tabellen Daten herausfiltert, und diese zu einer neuen Tabelle anordnet.
Formulare
Formulare sind Eingabemasken für Tabellen, um diese leichter mit Daten befüllen zu können.
Reports
Reports sind für den Ausdruck aufbereitete Abfragen.
Makros
Makros sind Programmstücke, die einfache (oder auch komplexe) Vorgänge im Projekt vereinfachen und automatisieren sollen.
Jede Dokumentart wird in einer Datei gespeichert. DataM II kennt folgende Dateitypen:
| Extension | Typ | Beschreibung | Bemerkung |
| .dmt | Tabelle | Beinhaltet eine Tabelle | |
| .dma | Abfrage | Beinhaltet eine Abfrage | noch nicht implementiert |
| .dmf | Formular | Beinhaltet ein Formular | noch nicht implementiert |
| .dmr | Report | Beinhaltet einen Report | noch nicht implementiert |
| .dmm | Makro | Beinhaltet ein Makro | noch nicht implementiert |
| .dmx | Gemischte Datei | Beinhaltet mehrere Dokumente, die auch unterschiedliche Typen haben können | |
| .dmp | Projekt | Beinhaltet ein Projekt, d.h die Liste der Dokumente | |
| .dmv | Voreinstellungen | Beinhaltet die Voreinstellungen |
6.1.2 Allgemeines zu Tastatur und Maus
Die grundlegende Bedienung der Elemente der Programmoberfläche (GUI) hängt von Ihrem Computersystem (Betriebsystem bzw. benutztes GUI-System) ab. Innerhalb dieser Anleitung wird deshalb nicht auf spezielle Bedienphilosophien eingegangen. Machen Sie sich daher zunächst mit Ihrem System vertraut.
Bei den meisten GUI-Systemen haben jedoch folgende Regeln bestand:
6.1.3 Erstellen und Bearbeiten von Tabellen im Tabellenkalkulations-Modus
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie eine Tabelle erstellt wird, die einer Tabelle in einer Tabellenkalkulation entspricht. Um Ihre Daten wie in einer Datenbank zu verwalten sind einige zusätzliche Regeln zu beachten, die im nächsten Abschnitt beschrieben sind.
Die Besonderheit des Tabellenkalkulations-Modus ist, daß Ihnen bei der Gestaltung wesentlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Die Daten müssen nicht nach Datensätzen (siehe oben) geordnet angeordnet werden.
Um den elementaren Umgang zu erlernen, werden wir uns eines Beispiels bedienen, daß Sie Schritt für Schritt nachvollziehen sollten.
6.1.3.1 Starten des Programms und erzeugen von Tabellen
Starten Sie also zunächst DataM II. Nach einigen Augenblicken sollten Sie die Toolbar sehen. DataM II steht damit zur Verfügung.
Öffnen Sie das Projekt-Menü, und wählen Sie den Menüpunk Neu.../Tabelle. Es öffnet sich ein Tabellen-Fenster mit einer leeren Tabelle.
Der große, weiße Bereich ist der eigentliche Tabellenbereich, in dem unsere Daten dargestellt werden. Sie sehen in diesem weißen Bereich eine Unterteilung durch gestrichelte Linie. Dabei handelt es sich um die Abgrenzung der einzelnen Zellen. Jede dieser Zellen kann eindeutig benannt werden, indem man die Zellkoordinaten benutzt. Sie sehen oberhalb des Tabellenbereichs die Zeile mit den X-Koordinaten A,B,C,... u.s.w.. Am linken Rand des Tabellenbereichs sehen Sie die Y-Koordinaten 1,2,3,... u.s.w.. Eine der Zellen, nämlich die mit den Koordinaten A1, ist dicker umrandet. Diese Umrandung bezeichnet man als Cursor, der die aktive Zelle markiert.
Jetzt geben wir Daten in die aktive Zelle ein. Als Beispiel geben Sie jetzt das Wort "Hallo" (ohne die Anführungszeichen) über die Tastatur ein. Sie sehen, daß sich automatisch die Eingabezeile aktiviert hat, und dort das Wort "Hallo" erschienen ist.
Drücken Sie anschließend auf die RETURN-Taste (manchmal auch als ENTER-Taste bezeichnet). Sie sehen, daß das Wort "Hallo" in die Zelle A1 übernommen worden ist (ggf. dauert dies einen Augenblick, wenn der passende Zeichensatz erst noch von Ihrer Festplatte geladen werden muß), und der Cursor nun die Zelle mit den Koordinaten A2 als aktiviert kennzeichnet.
Wir wollen gleich in die Zelle A2 die Zahl 10 eingeben. Verfahren Sie ebenso, wie bei der Eingabe von "Hallo", indem Sie "10" (wieder ohne Anführungszeichen) und anschließend RETURN eingeben. In der Zelle A2 erscheint "10", und der Cursor steht auf A3.
Sie können den Cursor übrigens frei innerhalb der Tabelle bewegen, indem Sie die Cursortasten benutzen. Das sind die vier Tasten mit den Pfeilen darauf, die in die vier Himmelsrichtungen zeigen. Bewegen Sie den Cursor ein wenig mit den Cursortasten umher.
Darüber hinaus können Sie eine bestimmte Zelle direkt aktivieren, indem Sie mit dem Mauspfeil auf diese Zelle zeigen, und einmal kurz die linke Maustaste drücken. Probieren Sie dies aus, indem Sie die Zelle mit den Koordinaten B2 aktivieren. Geben Sie dort anschließend die Zahl 20 ein.
Als nächstes wollen wir mit den Daten eine einfache Berechnung anstellen, nämlich die Summe aus den Zellen A2 und B2 bilden. Das Ergebnis soll in der Zelle C2 angezeigt werden.
Bewegen Sie daher den Cursor zunächst in die Zelle C2. Geben Sie dort "=A2+B2" (wie immer, ohne Anführungszeichen) ein.
Drücken Sie anschließend RETURN. In der Zelle C2 erscheint die Zahl 30. Unsere Berechnung ist erfolgt.
Berechnungen (auch Formeln genannt) beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen. DataM II versucht solche Zellinhalte auszuwerte, sprich die Berechnung durchzuführen.
Wie Sie Bezüge auf Zellen mit der Maus herstellen können Sie hier nachlesen.
6.1.3.4 Ändern und löschen von Daten
Jetzt wollen wir die Zahl 20 in Zelle B2 in die Zahl 50 ändern. Aktivieren Sie dazu die Zelle B2. In der Eingabezeile erscheint der alte Inhalt. Geben Sie jetzt einfach "50" über die Tastatur ein (die Sache mit den Anführungszeichen und der RETURN-Taste gilt weiterhin). Sie sehen zwei Dinge: Der Inhalt von B2 hat sich in 50 verändert, und der Inhalt von C2 in 60. Die Neuberechnung der Formel in C2 ist automatisch erfolgt.
Um eine weitere Möglichkeit zur Änderung von Zellinhalten kennenzulernen aktivieren Sie die Zelle A1. In der Eingabezeile erscheint der alte Inhalt "Hallo". Klicken Sie jetzt die Eingabezeile an. Dort können Sie den Inhalt verändern, und anschließend die RETURN-Taste drücken, um den veränderten Inhalt zu übernehmen. Sie müssen also nicht immer alles neu eingeben.
Wollen Sie den Inhalt von A1 komplett Löschen, so aktivieren Sie die Zelle, und drücken die Taste DEL (manchmal auch mit ENTF oder DELETE beschriftet). Sie sehen, der Inhalt wude gelöscht.
6.1.3.5 Ändern der Zellenbreite und Zellenhöhe
Wenn Ihnen die Breite einer Spalte nicht recht ist, so können Sie diese ebenso verändern wie die Höhe einer Zeile. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
Sie können eine Spaltenbreite inuitiv mit der Maus verändern. Klicken Sie einfach einmal in der Zeile mit den X-Koordinaten auf den Trennstrich zwischen "A" und "B", und halten Sie die Maustaste gedrückt. Wenn Sie jetzt die Maus nach links oder rechts bewegen, so können Sie die Spaltenbreite variieren. Die neue Spaltenbreite wird Ihnen durch einen senkrechten Strich angezeigt, der die neue Breite markiert. Gleichzeitig wird in der Koordinatenanzeige die Zellenbreite angezeigt. Wenn die gewünschte Breite erreicht ist, dann lassen Sie die Maustaste los. Ebenso können Sie mit Zeilenhöhen verfahren.
Als zweite Möglichkeit können Sie die Breite in Millimetern genau angeben. Wählen Sie dazu im Menü Tabelle den Menüpunkt Eigenschaften der Spalte... aus. Es öffnet sich das Fenster zum Einstellen der Spalteneigenschaften. Im dortigen Eingabefeld geben Sie einfach den gewünschten Wert ein. Genauso verfahren Sie für die Zeilenhöhe mit dem Menüpunkt Eigenschaften der Zeile... und dem Fenster zum Einstellen der Zeileneigenschaften.
6.1.3.6 Markieren und arbeiten mit Blöcken
Ein wichtiges Hilfsmittel, um die Daten zu bearbeiten, sind so genannte Blöcke. Ein Block ist ein rechteckiger Bereich eines Tabellenblattes, auf den einige - im folgenden beschriebene - Operationen angewandt werden können.
Zunächst muß ein Block jedoch markiert werden. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten.
Sie können einen Block mit zwei Mausklicks markieren. Klicken Sie dazu zunächst auf eine Zelle, die eine Ecke des Blocks bildet. Als Beispiel klicken Sie bitte die Zelle A1 an. Der Cursor befindet sich jetzt in dieser Zelle. Unser Block soll die Zellen A1, B1, C1, A2, B2 und C2 unfassen. Bitte markieren Sie jetzt die zweite Ecke des Blocks, indem Sie die SHIFT-Taste (manchmal als UMSCHALT-Taste benannt) drücken und gedrückt halten, und dann auf die Zelle C2 klicken. Die SHIFT-Taste können Sie nun loslassen. Sie sehen, das der rechteckige Bereich von A1 bis C2 jetzt invertiert ist.
Das ist unser markierter Block. Um die Markierung aufzuheben klicken Sie eine beliebige Zelle an, z.B. D3. Sie sehen, daß der Block nun verschwunden ist.
Sie können einen Block aber auch anders markieren: Klicken Sie auf die Zelle A1, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bei gedrückter Maustaste bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle C2, und lassen dort die Maustaste los. Sie sehen, daß erneut unser Block von A1 bis C2 markiert ist. Übrigens: In der Koordinatenanzeige wird der Block als A1:C2 angezeigt.
Die dritte Möglichkeit der Blockmarkierung ist dazu da, um mehrere ganze Spalten zu markieren. Klicken Sie als Beispiel in der Leiste mit den X-Koordinaten auf das "B", und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus auf "D", und lassen die Maustaste los. Wie Sie sehen wurden so die Spalten B bis D markiert.
Schließlich können Sie auf die gleiche Art mehrere Zeilen markieren. Klicken Sie z.B. auf "3" in der Leiste mit den Y-Koordinaten, und ziehen die Maus auf "6". Sie haben damit die Zeilen 3 bis 6 markiert.
Um nun einige Operationen mit dem Blöcken durchzuführen, markieren Sie bitte wieder den Block von A1 bis C2.
Im Menü Bearbeiten finden Sie die Funktionen zum Umgang mit Blöcken. Darüber hinaus können Sie auch die Eigenschaften von ganzen Blöcken ändern - davon jedoch im nächsten Abschnitt. Zunächst zum Bearbeiten-Menü:
Nachdem Sie den Block von A1 bis C2 markiert haben, wählen Sie im Menü Bearbeiten bitte den Menüpunkt Kopieren. Der markierte Block wurde dadurch in die Zwischenablage (manchmal auch Clipboard genannt) kopiert, einem internen Zwischenspeicher, um Blöcke (oder andere Inhalte) zu bearbeiten. Klicken Sie jetzt auf die Zelle E1. Der Cursor befindet sich dann in dieser Zelle, und die Blockmarkierung ist aufgehoben. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Einfügen. Ab der Zelle E1 ist nun der zuvor kopierte Block eingefügt worden. Klicken Sie auf A5, und wählen Sie erneut Bearbeiten/Einfügen. Wie Sie sehen, ist eine weitere Kopie des ursprünglichen Blocks eingefügt worden.
Markieren Sie nun diese letzte Kopie (A5-C6). Wählen Sie jetzt den Menüpunkt Bearbeiten/Ausschneiden. Der Block wurde nun in die Zwischenablage verschoben. Klicken Sie auf die Zelle E5, und wählen Sie Bearbeiten/Einfügen. Der Block wird an dieser neuen Stelle eingefügt.
Eine weitere Möglichkeit ist der Menüpunkt Bearbeiten/Löschen. Er löscht den Blockinhalt endgültig, ohne eine Kopie in der Zwischenablage anzulegen. Sicherheitshalber werden Sie zunächst jedoch nochmal gefragt.
Wenn Sie während der Auswahl eines Blocks mit der Maus die Taste ALT gedrückt halten, so werden die Blockkoordinaten nach dem Loslassen der Maustaste in die Eingabezeile übernommen. Auf diese Weise können Sie bei der Eingabe von Formeln sehr leicht Bezüge auf einzelne Zellen oder Zellblöcke herstellen.
6.1.3.7 Relative und absolute Zellbezüge
An dieser Stelle ein paar Worte zu den so genannten Zellbezügen. Wir haben uns bei der Dateneingabe bereits "auf Zellen bezogen". Nämlich bei der Zelle C2. Dort haben wir die Formel "=A2+B2" verwendet. Wir beziehen uns daher auf die Zellen A2 und B2.
Klicken Sie jetzt die Zelle G2 an. In der Eingabezeile sehen Sie die Formel, nach dem Kopiervorgang. Dort sollte jetzt "=E2+F2" stehen. Sie sehen, daß DataM II die Bezüge beim Kopieren mitverschoben hat. Aus A2 wurde E2 und aus B2 wurde F2. Man spricht von relativen Bezügen, da sich diese beim Verschieben ebenso verschieben.
Im Gegensatz dazu gibt es die absoluten Bezüge. Diese werden beim Verschieben nicht verändert. Sie werden durch ein vorangestelltes Dollar-Zeichen, für jede Koordinate getrennt, gekennzeichnet. Hätten wird in der Zelle C2 "=$A$2+$B$2" eingebeben, so würden sich auch alle Kopien dieser Formel auf die Felder A2 und B2 beziehen.
6.1.3.8 Ändern von Zelleigenschaften
Jeder Zelle können eine Reihe von Eigenschaften, wie Vordergrundfarbe, Hintergrundfarbe, Rahmen, Schriftart, Schriftgröße und Ausrichtung zugeordnet werden. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind vom Zellinhalt (konkret dem Typ) abhängig. Um alle diese Einstellungen vornehmen zu können, steht Ihnen das Fenster für die Zelleigenschaften zur Verfügung. Sie können dieses Fenster öffnen, indem Sie den Schalter für das Fenster anklicken
oder indem Sie im Menü Tabelle den Menüpunkt Eigenschaften der Zelle... auswählen. Die einzelnen Elemente des Fensters sind im entsprechenden Abschnitt erläutert.
Sie können dieses Fenster während der gesamten Arbeit geöffnet lassen. Es zeigt immer die Eigenschaften der Zelle an, auf der der Cursor steht. Haben Sie einen Block markiert, und ändern im Eigenschaftsfenster Einstellungen, so werden diese für den gesamten Block übernommen. Damit können schnell Eigenschaften ganzer Bereiche verändert werden.
Einige, häufig benötige Bedienelemente des Einstellungsfensters finden Sie in der Toolbar des Tabellenfensters wieder, und können auch darüber vorgenommen werden.
6.1.3.9 Mehrere Tabellenblätter
Eine Tabelle kann aus mehreren Blättern bestehen. Sie können weitere Tabellenblätter hinzufügen, indem Sie auf den entsprechenden Schalter in der Toolbar des Tabellenfensters klicken:
Jedes Blatt einer Tabelle wird durch einen Karteikartenreiter am oberen Rand der Tabelle symbolisiert, der den Namen des Blattes trägt. Sie können zwischen den Blättern welchseln, indem Sie den entsprechenden Karteikartenreiter anklicken.
Die Reihenfolge der Blätter kann mit den Menüpunkten im Menü Tabelle, Untermenü Blatt, verändert werden. Den Namen, und weitere Eigenschaften, des Blattes, können Sie mit dem Menüpunkt Tabelle/Eigenschaften des Blatts verändern.
DataM II kennt derzeit folgende Datentypen:
Jede Zelle einer Tabelle kann Daten eines dieser Typen enthalten. Haben Sie für eine Zelle noch keinen Typ festgelegt (mit dem Fenster für die Zelleigenschaften), so versucht DataM II den benötigten Typ automatisch zu erkennen. Handelt es sich um eine Zahl, so ist auch die Zelle vom Typ Zahl. Handelt es sich um drei Zahlen, die jeweils durch einen Punkt voneinander getrennt sind, so deutet DataM II dies als Datum. Handelt es sich um Zahlen, die durch Doppelpunkte getrennt sind, so deutet DataM II dies als Zeitangabe. Beginnt die Eingabe mit einer geschweiften Klammer, so deutet DataM II die Eingabe als einen Verweis auf eine Datei. In allen anderen Fällen wird der Datentyp Text angenommen.
Hat die Zelle bereits einen Typ, so wird angenommen, daß auch die neue Eingabe von diesem Typ ist. Wenn diese Annahme falsch ist, dann müssen Sie den Datentyp mit dem Fenster für die Zelleigenschaften selbst ändern.
6.1.4 Erstellen und Bearbeiten von Tabellen im Datenbank-Modus
In diesem Abschnitt wird das Erstellen und Bearbeiten von Tabellen beschrieben, wie sie zur weiteren Verwendung im Datenbank-Modus benötigt werden. Sie sollten zuvor den Abschnitt über den Tabellenkalkulations-Modus gelesen haben, da an dieser Stelle nur auf die Besonderheiten und zusätzlich zu beachtenden Regeln eingegangen wird.
Im Unterschied zum Tabellenkalkulations-Modus müssen die Daten im Datenbank-Modus besonders angeordnet werden:
Die erste Zeile eines Tabellenblattes muß die Bezeichnungen der einzelnen Felder der Tabelle enthalten, die zusammen einen Datensatz ergeben. Als Beispiel nehmen wir wieder folgende Tabelle:
| Nummer | Nachname | Vorname | Adresse |
| 001 | Müller | Karl-Heinz | Schmalgasse 7 |
| 002 | Bäcker | Elfriede | Am Berg 128a |
| 003 | Meier | Robert | Otto-Willhelm-Str. 26 |
| 004 | Peters | Lothar | Hauptstraße 12 |
Die erste Zeile enthält die Bezeichnungen für die benutzten Felder: Nummer, Nachname, Vorname und Adresse. Jede weitere Zeile enthält einen Datensatz. Beispielsweise bilden die Daten 001, Müller, Karl-Heinz und Schmalgasse 7 zusammen einen Datensatz.
Jede Zeile eines solchen Tabellenblattes muß einen Datensatz enthalten. Leerzeilen dürfen nicht auftreten. Ebenso muß jede Spalte für ein Feld vorgesehen werden. Leere Spalten dürfen nicht auftreten. Alle Felder einer Spalten müssen den gleichen Datentyp haben, bis auf die erste Zeile (mit den Bezeichnungen der Felder), die immer den Datentyp Text haben muß.
Für die weitere Verarbeitung der Daten spielt lediglich der Inhalt eine Rolle. Jede Zelle darf daher eine beliebige Formatierung besitzen (z.B. Vorder- und Hintergrundfarbe, Rahmen, Schrift und Ausrichtung...).