2 1* {3SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY. KOKOUSMUISTIO {3HALLITUS 1998-1999 {3 1.6.1999 {3HALLITUKSEN KOKOUS 3/99 AIKA 29. toukokuuta kello 17.05 - 20.15 PAIKKA Espoon keskus, taloyhtiön kerhotila LÄSNÄ Janne Sirén, puheenjohtaja Tomi Jaskari, sihteeri Timo Kemppaala Simo Koivukoski Valtteri Murto Janne Pikkarainen Tapani Tanskanen {31 {3Kotisivu-uudistus onnistui Kevään aikana toteutettiin Suomen Amiga-käyttäjät ry:n kotisivu-uudistus. Sivujen uusi ilme todettiin onnistuneeksi ja niihin aiotaan jatkossakin keskittää huomattava osuus yhdistyksen voimavaroista. Tavoitteena on tarjo- ta vähintään sisältörikas yhdistyksen käyntikortti, jonka kautta voi ammen- taa lisätietoa. Ongelmallisinta on yrittää pitää sivut kiinnostavina rajal- lisista resursseista huolimatta. Työmääränsä vuoksi toissijaiseksi laskettavana tavoitteena on luoda suomen- kielinen Amiga-tietouden keidas, vaikka ulkomaisten Amiga-sivujen kanssa emme pyrikään kilpailemaan. Hyvin ajankohtaisen materiaalin esittäminen si- vuilla on vaikeaa, ja kuten palautteestakin voi päätellä, antaa se epäon- nistuessaan sivuista turhan staattisen kuvan. Uutisia ja jatkuvasti päivit- tyviä kolumneja emme siis yritä tarjota; päivän namupalojakin harkitaan vain harvennetulla ilmestysmisrytmillä. Sivujen ylläpidosta vastaa uudistuksen toteuttanut Janne Sirén ainakin vielä syyskuun loppuun. Tämän jälkeen webmasterin tehtävät siirtyvät to- dennäköisesti Janne Pikkaraiselle. Muita esille tulleita ideoita olivat jäsentietojen tarkitusmahdollisuus, palautteen antamisen helpottaminen, Suomen Amiga-gurut -listan palauttaminen päivitetyssä muodossa sekä Saku 99 -päivälaskuri JavaScriptillä. {32 {3Saku 99 alkaa hahmottua Lähestyvä Saku 99 -tapahtuma herätti kovasti keskustelua. Varmistettiin suunnitelma tarjota tapahtumasta kaksi Web-kameraa, manuaalisella vaihdol- la. Toinen kamera sijoitetaan näyttelysaliin ja toinen aulaan, mikäli saam- me toteutuksen teknisesti onnistumaan. Keskusteltiin myös videokuvauslait- teiston lainaamisesta tapahtuman ikuistamiseksi. Todettiin tosin, että vii- me kerralla kameramiehet tulivat kutsumattakin. Kun ohjelmisto- ja rautapuoli saadaan jäsenneltyä tarkemmin, järjestämme tekniikkakokouksen Heurekassa, jossa pyrimme kokeilemaan Internetiin liit- tymistä ja auditorion videotykkiä. Viimekertainen fiasko Internetin kanssa ei saa toistua. Heurekasta on hankittava tarpeelliset lisätiedot etukäteen sekä sovittava tarpeellisesta yhteistyöstä. Tapahtuman logo on edelleen kesken; kokeillut ideat diskovaloineen ja räjähdyksineen eivät ole onnistuneet. Janne Pikkarainen, Simo Koivukoski ja Tapani Tanskanen ottivat tehtäväkseen pistää logotyöhön potkua. Simo ottaa selvää myös T-paitojen teettämisestä sekä nimilapuista. Janne Sirén tutkii mahdollisuutta hankkia Amigalta lupa Amiga-aiheisten paitojen tekemiseen. Terho Henriksson on ilmoittautunut vapaaehtoiseksi mediayhteyksien tunnus- telijaksi. Terho on lähettänyt luvalla tiedusteluja kiinnostuksesta tehdä Saku 99 -tapahtumasta juttua eri lehtiin ja saanut jo hieman positiivista palautettakin. Terhon yhteysmiehenä hallitukseen toimii Janne Sirén, joka tapahtumavastaavana varmistaa, että PR-työ on yhtenäistä. Janne Sirén, joka edustaa Amiga User Group Networkia Suomessa, on ottanut yhteyttä Ruotsin User Group Networkin edustajaan ja hankkinut Saku 99:lle pienimuotoista mainontaa ruotsalaisten Amiga-käyttäjäryhmien piirissä. Ruotsalaisille pyritään myös tarjoamaan yksityiskohtaiset tulo-ohjeet ta- pahtumapaikalle. Keskusteltiin myös uudesta Saku-rompusta. Tutkitaan mahdollisuutta saada levylle Saku 98 -videomateriaalia. Lisäksi Erkki Tapola on jo toimittanut romppua varten parempilaatuisen version taannoisesta PTV:llä pyörineestä Amiga-mainoksesta. Mainoksen julkaisemiseen on asianmukainen lupa sen oi- keudet omistavalta AIC Systemsiltä. {D ----------> {33 {3Jäsentietokanta kuntoon Tomi Jaskari esitteli otteita jäsentietokannan nykytilasta ja totesi tieto- kannan olevan tällä hetkelläkin jatkuvassa muutostilassa; ongelmana on eri lähteistä tulleiden tietojen yhtenäistäminen ja keruu yhteen paikkaan. Päätietolähteet ovat kuukausittaiset tiliotteet ja aikaisemmin Veli-Matti Vuorensyrjän ylläpitämä tietokanta. Jatkossa Tomi huolehtii jäsentietokannasta. Veli-Matti jatkaa kuitenkin Sa- ku-lehden kotiinkantojen vastuuhenkilönä ja Tomi toimittaa hänelle ajan ta- salla olevan kotiinkantorekisterin aina ennen Sakun ilmestymistä. {34 {3Hallituksen uusjako Toivomus on, että uuteen hallitukseen ehdolla olevat henkilöt olisivat koolla jo ennen vuosikokousta. Tomi Jaskari esitti myös ajatuksen, että hallitus uusiutuisi kokonaan aina kahden vuoden välein: hallituksessa ol- taisiin ensin vuosi varajäseninä ja oppilaina, ja toinen vuosi sitten ote- taan vastuuta ja tehdään kaikki mahdollinen jäsenten hyväksi. Tosin todet- tiin, ettei tällainen kierto liene kovin realistinen mahdollisuus. Uuteen hallitukseen ilmoittautuivat ehdolle paikalla olleista Tomi Jaskari, Timo Kemppaala, Valtteri Murto, Janne Pikkarainen sekä Tapani Tanskanen. Janne Sirén ilmoitti, ettei tule asettumaan ehdolle luottamustehtävään ensi vuoden hallituksessa, mutta jatkaa yhdistyksen konsulttina. Simo Koivukoski ei asetu uudelleen ehdolle henkilökohtaisten kiireidensä vuoksi, mutta on toiminnassa mukana Saku 99:n saakka. Uusiutuminen voisi olla täydellisempääkin, mutta joka tapauksessa hallitus pitää tärkeänä, että uudessa hallituksessa on vanhankin hallituksen jäse- niä, koska heillä on tarvittava tietotaito viedä toimintaa eteenpäin. Jat- kuvuus on muutenkin tärkeää ja hyvin vaikea asia, joten siihen on panostet- tava keräämällä historiikkia ja toimintaohjeita eri tilanteisiin. Hallituk- sen kokousmuistiot näyttelevät tässä ratkaisevaa osaa; on todella tärkeää, että uusi hallitus lukee vanhat kokousmuistiot ja pöytäkirjat. Janne Sirén valmistelee lukijakyselyn, jonka tulosten pohjalta uuden halli- tuksen on helpompi hahmottaa rivijäsenten toiveita ja murheita. Kysely tul- laan julkaisemaan yhdistyksen kotisivuilla, Sakunetissä sekä Saku-lehdessä. {35 {3Tilintarkastus lähestyy Hallituksen pöytäkirjat ja muistiot sekä yhdistyksen kirjanpidon asianmu- kaiset dokumentit ja tilinpäätökset on toimitettava tilintarkastajille mah- dollisimman pian tilikauden päätyttyä 31.6. Asiasta sovitaan tarkemmin ti- lintarkastajien kanssa. Työläänä ongelmana ovat täydellisen kaksinkertaisen kirjanpidon toteuttaminen sekä ATK-pohjaisen kirjanpidon dokumentointi. Tarpeellisen tiedon hankkimiseksi yhdistykselle on ostettu kirjapito-opas, jonka vaihtamista tosin vielä harkitaan. Olennaista on joka tapauksessa kiinnittää jatkuvasti enemmän huomiota kirjanpitoon ja taloudenhoitoon. {D ----------> {36 {3Suuria menoja tulossa Saku 99 -tapahtuman tilavuokra on 7500 markkaa ja muut kustannukset arviol- ta vähintään 1000 markkaa, todennäköisesti enemmän. Vuosikokouksen ja Saku 99:n yhdistettyihin kutsuihin on varattu 500 markkaa sekä vuosikokouksen tilavuokraan korkeintaan 200 markkaa. Heinä-syyskuussa yhdistyksellä on to- dennäköisesti menoja 10 000 markan tietämillä. Alkuvuonna yhdistyksen ra- hankäyttö on ollut hyvin vähäistä. Saku-CD-ROM-toimituksista vastaava Jarmo Piippo laskuttaa yhdistystä ku- luistaan jälkikäteen. Veli-Matti Vuorensyrjä ei mahdollisesti laskuta ko- tiinkannoista vieläkään. Tilanteen muuttumiseen on kuitenkin varauduttava seuraavan tilikauden budjetissa. Menojen kattamiseksi päätettiin myydä kaksi yhdistyksen tarpeettomaksi osoittautunutta Amigaa mahdollisimman nopeasti. Yksi Amiga säilytetään toistaiseksi Saku 99 -kilpailua varten. Kilpailuihin varatusta Amigasta on sovittu myytäväksi kiintolevy ja kiintolevyohjain. Levy myydään 150 markal- la ja ohjain 200 markalla. Myös jäsenmaksujen keräämistä yritetään tehostaa. Vuoden 2000 jäsenyyksiä otetaan vastaan heti vuosikokouksessa ja Saku 99:ssä. Lisäksi pyritään miettimään jäsenille uusia etuuksia. {37 {3Muut esille tulleet asiat Vuosikokous järjestetään elokuussa. Tomi Jaskari selvittää mahdolliset ko- koustilat pääkaupunkiseudun kirjastoista. Vuokra ei saisi ylittää 200 mark- kaa. Todennäköisesti kokous järjestetään tutusta kaavasta poiketen Espoos- sa. Keskusteltiin Internet-yhteydestä kokouspaikalle. Sovittiin alustavasti seuraavasta hallituksen kokouksesta heinäkuun alussa, kenties 3.7. Kokouksen yhteydessä vieraillaan mahdollisesti Heurekassa tu- tustumassa tapahtumapaikkoihin ja tekniikkaan. Keskusteltiin saadusta ehdotuksesta perustaa yhdistykselle oma jäsen-BBS. Todettiin, ettei Internetin paineessa kamppaileva purkki ole rajallisten resurssien vuoksi mahdollinen. Sen sijaan todettiin, että jäsenten Inter- net-kyvykkyyttä tulee tukea kaikin mahdollisin keinoin. Todettiin, että Jarmo Piippo on hoitanut tehtäviään Saku-romppujen poltta- misessa ja toimittamisessa hyvin. Yksi romppu tosin hajosi postissa ja Pos- ti on jo alustavasti ilmoittanut korvaavansa sen, sillä levy oli asianmu- kaisesti pakattu. Romppumyynti on ollut vaisua; levyjä on myyty kevään ai- kana alle kymmenen kappaletta, mikä on levyn iän huomioiden ymmärrettävää. Yhteensä levyjä on myyty yli 60 kappaletta. Postituksiin liittyen keskusteltiin Postin tarjoamista HelPosti-kuorista. Parinkymmenen kappaleen erissä hankittavat kuoret tuovat merkittävää säästöä postikuluihin, sillä niissä voidaan lähettää alhaiseen vakiohintaan varsin painaviakin paketteja. Mahdollisuutta kannattaa hyödyntää jatkossa. Muistion kirjoittivat Tomi Jaskari ja Janne Sirén. Oikoluvusta kiitos Anu Seiloselle. Kiitos myös hallituksen jäsenille kokouksen kestityksestä.